Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ). Соответственно, ее обработка, в том числе сбор, копирование, хранение*(1), должна подчиняться правилам, установленным Законом N 152-ФЗ.
Так, согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных (далее - ПД) допускается либо с согласия субъекта ПД на обработку его ПД, либо в исчерпывающем перечне случаев, определенных в пп. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ. Из данного перечня наиболее приближенным к рассматриваемой ситуации является случай, предусмотренный п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ: обработка ПД необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПД. В таких случаях обработка ПД допускается без согласия субъекта ПД.
Мы полагаем, что в соответствии с рядом положений ТК РФ, в частности, ч. 1 ст. 21 ТК РФ обработка работодателем сведений о повышении квалификации работников в виде их сбора и записи действительно необходима для исполнения им трудовых договоров. Соответственно, согласие субъекта ПД на такую обработку его ПД получать не требуется.
Тем не менее необходимо учитывать, что согласно ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. По нашему мнению, хранение копий удостоверений о повышении квалификации работников для целей исполнения работодателем трудовых договоров является избыточным. Поэтому исключение, предусмотренное п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ, на рассматриваемый случай не распространяется, хранение копий данных документов допустимо лишь с согласия работников.
Роструд в своих разъяснениях (смотрите, к примеру, ответ-1, ответ-2, ответ-3) указывает, что для хранения копий документов об образовании требуется письменное согласие сотрудников, в его отсутствие копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены. При этом ведомство ссылается на ч. 1 ст. 11 Закона N 152-ФЗ, которая гласит: Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические ПД) и которые используются оператором для установления личности субъекта ПД, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта ПД, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 11 Закона N 152-ФЗ. Однако к обработке биометрических ПД можно отнести, например, копирование паспорта или других документов с фотографией человека. Удостоверения о повышении квалификации работников к таким документам не относятся, поэтому в отношении них действует общая норма ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ, согласно которой согласие на обработку ПД может быть дано субъектом ПД или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.
К сожалению, судебной практики, в которой бы обсуждалась законность хранения работодателем именно копий удостоверений о повышении квалификации работников*(2), а также официальных разъяснений Роскомнадзора обнаружить не удалось.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Прибыткова Мария

Ответ прошел контроль качества

1 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Согласно п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ обработкой персональных данных признается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
*(2) О практике, обсуждающей хранение копий иных документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, смотрите в ответе Службы Правового консалтинга ГАРАНТ на Вопрос: Возможно ли хранить в личном деле работника копии документов, являющихся персональными данными (паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома, и т.д.), если работник в заявлении на обработку персональных данных дал свое согласие на хранении в его личном деле вышеперечисленных документов?