Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Прежде всего отметим, что специальный порядок учета топливных карт не утвержден. На практике специалистами предлагаются различные варианты учета. В частности, некоторые специалисты предлагают вести учет топливных карт с использованием счетов 10 "Материалы", 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Однако, по нашему мнению, использование данных счетов является несколько некорректным. Объясним почему.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов), счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение.
В Инструкции по применению Плана счетов и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, изложены признаки денежного документа. Как следует из указанных нормативных документов, эти признаки - следующие:
- удостоверение права на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму, причем, как правило, безусловное право;
- из документа должно следовать, на какую сумму в денежном выражении (номинал денежного документа) можно приобрести товар (услугу). По нашему мнению, это основной отличительный признак денежного документа;
- при предъявлении данного денежного документа, как правило, предоставляется товар (услуга) на всю номинальную стоимость денежного документа, что свидетельствует о приобретении данного товара (услуги), т.е. можно говорить о некоторой "одноразовости" использования денежного документа.
По нашему мнению, многоразовые топливные карты не удовлетворяют указанным выше признакам. Так, в частности, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты и топливо при ее предъявлении отпущено не будет, то есть нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет такого признака денежного документа, как номинал денежного документа, т.е. стоимость, на которую можно приобрести топливо (услуги).
Что касается использования счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Согласно Плану счетов счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. С выдачей карты работник не получает на руки никаких денежных средств. Все топливо, которым можно заправиться по карте, организация оплачивает в безналичном порядке. При заправке по карте водитель просто забирает на автозаправочной станции нужное количество этого топлива.
Учитывая изложенное, полагаем, что, поскольку топливная карта представляет техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС, и работнику организации при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства, то использование счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", нецелесообразно.
Также не стоит учитывать топливные карты на субсчете "Прочие материалы" счета 10 как самостоятельный объект МПЗ в связи с тем, что они имеют материально выраженную форму. Дело в том, что в соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:
- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
- предназначенные для продажи;
- используемые для управленческих нужд организации.
По нашему мнению, активы, определенные в качестве МПЗ, должны иметь ценность как таковые сами по себе, т.е. должны использоваться организацией либо в качестве предметов труда, либо в качестве средств труда, а топливные карты данному требованию, на наш взгляд, не отвечают.
Полагаем, что гораздо логичнее рассматривать затраты, связанные с приобретением топливных карт, как расходы на приобретение топлива.
В соответствии с п. 6 ПБУ 5/01 затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов, подлежат включению в фактическую стоимость МПЗ, по которой они принимаются к учету. Таким образом, можно говорить о том, что стоимость приобретаемых карт следует включать в фактическую себестоимость приобретаемого топлива. Однако выполнить это требование невозможно, так как топливные карты являются многоразовыми и их стоимость сложно соотнести с определенной партией полученного топлива.
Учитывая вышесказанное, Ваша организация в бухгалтерском учете может списать стоимость топливных карт на расходы по обычным видам деятельности при их приобретении на основании п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации". А учет самих карт можно вести на забалансовых счетах.
При этом в бухгалтерском учете операции с топливными картами могут быть отражены следующим образом:
Дебет 60 Кредит 51
- перечислены деньги в оплату купленных топливных карт;
Дебет 19 Кредит 60
- учтен НДС со стоимости купленных карт;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60
- отнесена на расходы стоимость карт;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- принят к вычету НДС;
Дебет 012
- учтена стоимость топливных карт на забалансовом счете.
Таким образом, выдача водителю и возврат им топливной карты не отражаются в журнале хозяйственных операций и, соответственно, на счетах бухгалтерского учета.
В целях контроля за движением топливных карт рекомендуется вести журнал учета выдачи и возврата карт, предусмотрев в нем, в частности, следующие реквизиты:
- дата выдачи и возврата карты;
- N топливной карты;
- лимит по карте;
- марка топлива;
- автомобиль (марка, государственный номер);
- фамилия, имя, отчество держателя топливной карты;
- подпись держателя топливной карты.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Степовая Яна

Ответ прошел контроль качества службой Правового консалтинга ГАРАНТ

16 марта 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.