Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В данном случае следует внести исправления в путевой лист, соблюдая соответствующие правила. При этом организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы.

Обоснование вывода:
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", далее - УАТ).
Для целей налогообложения путевой лист является основным первичным документом для учета использования ГСМ, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). Кроме того, он в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Для путевого листа подобные ограничения не установлены.
При этом в письмах ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264, Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснено, что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок.
Порядок исправления ошибок в первичных документах содержится в действующем в настоящее время Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (смотрите информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015), из п.п. 4.2, 4.3 которого следует, что ошибки в первичных документах, составленных на бумажных носителях, исправляются следующим образом (смотрите также письмо Минфина России от 31.03.2009 N 03-07-14/38):
- зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы;
- зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
Однако такой способ внесения исправлений в первичные учетные документы является не единственно возможным. Поясним.
Минфин России и ФНС России отмечают, что Закон N 402-ФЗ не предусматривает возможности исправления первичных учетных документов посредством их замены новыми документами. При этом организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота. Так, внесение исправлений в первичный учетный документ может осуществляться путем составления нового экземпляра документа, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, письма ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264).
В постановлении АС Поволжского округа от 24.05.2017 N Ф06-20469/17 по делу N А72-5811/2016 указано, что налоговое законодательство не содержит запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и исправление первичных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства.
На наш взгляд, составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого формально является путевой лист, поэтому безопаснее будет внести в него исправления, соблюдая указанные выше правила.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
- Энциклопедия решений. Исправление первичных документов;
- Оформление исправлений в первичных учетных документах (И. Молчанов, журнал "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 1, январь 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

17 мая 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.