Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). В свою очередь, погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в Авансовом отчете (форма 0504049) в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения Авансового отчета (форма 0504049) руководителем учреждения (Приложение N 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 N 173н).
И наконец, согласно п. 154 Инструкции N 157н учет операций по движению средств в иностранных валютах на соответствующих счетах счета 201 00 "Денежные средства учреждения" ведется в соответствующей иностранной валюте и в валюте Российской Федерации по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операций.
Таким образом, при проведении окончательного расчета с подотчетным лицом по выданному авансу в иностранной валюте, то есть при возврате остатка средств или выдаче перерасхода, возникает необходимость в переоценке соответствующих расчетов, учитываемых на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами". А согласно п. 154 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов в иностранной валюте, с одновременным отнесением на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов (списанием в дебет (кредит) счета 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов").
По сути, такой порядок переоценки расчетов с подотчетными лицами будет соответствовать порядку, предусмотренному для переоценки других видов авансов, выданных в иностранной валюте (смотрите, например, п. 203 Инструкции N 157н).
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается им в Авансовом отчете (форма 0504049), который представляется подотчетным лицом в течение 3-х рабочих дней по возвращении из командировки (п. 216 Инструкции N 157н). При этом расходы, произведенные подотчетным лицом, отражаются путем уменьшения его дебиторской задолженности перед учреждением.
Учитывая приведенное выше требование п. 215 Инструкции N 157н, несложно сделать вывод: в каких-бы валютах подотчетные лица не осуществляли расходы в ходе своей командировки, в учете бюджетного учреждения расчеты с такими лицами должны отражаться только в той валюте, в которой сотруднику выдавалась подотчетная сумма.
К сожалению, действующими нормативными правовыми актами не установлен порядок организации бухгалтерского учета в тех случаях, когда командированные сотрудники бюджетного учреждения осуществляют расходы не в той иностранной валюте, которую они получили под отчет. В то же время подобные ситуации рассматривались специалистами финансового ведомства применительно к организации налогового учета (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193). Сформулированная сотрудниками Минфина России правовая позиция, по нашему мнению, может быть принята за основу при разработке соответствующих положений учетной политики бюджетного учреждения в целях бухгалтерского учета (такие положения также желательно согласовать с учредителем).
Так, например, фактические расходы работника могут пересчитываться в доллары США, исходя из истраченной суммы в евро, согласно первичным документам, подтверждающим факт покупки валюты (евро), по курсу обмена.
Если же подобные первичные документы отсутствуют, то при определении суммы фактических расходов в долларах США и рублях в расчет могут приниматься официальные курсы доллара США и евро, установленные Центральным банком РФ на дату утверждения авансового отчета.
Рассмотрим корреспонденции, которые в данном случае могут применяться при учете расчетов с подотчетными лицами, на примере.
Работник бюджетного учреждения направляется в командировку в Грецию. 12 марта текущего года ему выдана подотчетная сумма в долларах США с целью обеспечения его расходов по найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (в рамках приносящей доход деятельности). Сотрудник возвратился из командировки 15 марта и представил авансовый отчет, а также оправдательные документы. Авансовый отчет утвержден руководителем учреждения 16 марта. 17 марта текущего года работник внес остаток подотчетной суммы в кассу учреждения.
С целью упрощения примера корреспонденции, связанные с расчетами по оплате проезда и выплате суточных в рублях за время следования по территории Российской Федерации, в данном случае не рассматриваются. Суммы, курсы валют и даты - условные.
1. 12 марта текущего года работнику выдана подотчетная сумма:
Дебет 2 208 12 560 Кредит 2 201 34 610
- 5220 руб. (174 доллара США) - на оплату суточных (30 руб. (курс на 12.03.2012) х 58 долларов США в сутки х 3 суток);
Дебет 2 208 26 560 Кредит 2 201 34 610
- 10800 руб. (360 долларов США) - на оплату найма жилья (30 руб. (курс на 12.03.2012) х 120 долларов США в сутки х 3 суток).
2. 16 марта текущего года отражены расходы по представленному работником авансовому отчету.
Дебет 2 109 00 212 Кредит 2 208 12 660
- 5220 руб. (174 доллара США) - приняты к учету расходы по оплате суточных (30 руб. (курс на 12.03.2012) х 58 долларов США в сутки х 3 суток)
Согласно представленной справке банка о покупке евро:
- произведен обмен 260 долларов США на 208 евро (курс на 13.03.2012 - 1,25 долларов США за 1 евро);
- взыскана комиссия банка 8 евро.
Дебет 2 109 00 226 Кредит 2 208 26 660
- 300 руб. (10 долларов США) - приняты к учету расходы по оплате комиссии банка за покупку валюты в сумме 8 евро (30 руб. (курс на 12.03.2012) х 10 долларов США (8 евро х 1,25)).
Дебет 2 109 00 226 Кредит 2 208 26 660
- 7350 руб. (245 долларов США) - приняты к учету расходы по найму жилья за трое суток в сумме 196 евро (30 руб. (курс на 12.03.2012) х 245 долларов США (196 евро х 1,25)).
Остаток подотчетной суммы по коду КОСГУ 226 - 105 долларов США.
3. 17 марта текущего года работник внес остаток аванса в кассу:
Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 208 26 660
- 3255 руб. (105 долларов США) (31 руб. (курс на 17.03.2012) х 105 долларов США).
4. 17 марта текущего года произведена переоценка дебиторской задолженности подотчетного лица:
Дебет 2 208 26 560 Кредит 2 401 10 171
- 105 руб. ((31 руб. (курс на 17.03.2012) х 105 долларов США) - (30 руб. (курс на 12.03.2012) х 105 долларов США)).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

27 марта 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.