Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При проведении проверки в рамках надзора за соблюдением трудового законодательства предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается. Истребуемые документы возможно представить в гострудинспекцию лишь на бумажных носителях в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью руководителя.

Обоснование вывода:
Трудовое законодательство не регламентирует, где следует хранить кадровые документы - в головном офисе, по месту расположения филиала в другом городе или в ином месте. Соответственно, данный вопрос должен решаться работодателем самостоятельно на уровне локальных нормативных актов, принятых в порядке, установленном ст. 8 ТК РФ.
В свою очередь, обязанность организаций обеспечивать сохранность кадровых документов, правила и сроки их хранения установлены разделом 7 "Трудовые отношения" и разделом 8 "Кадровое обеспечение" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень)*(1). Так, личные дела, трудовые договоры и личные карточки работников должны храниться в течение 75 лет (п.п. 656-658 Перечня).
Надзор за соблюдением трудового законодательства осуществляет государственная инспекция труда посредством проведения проверок (ст. 353, абзац второй части первой ст. 356 ТК РФ). Порядок проведения проверок трудовой инспекцией установлен Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - Закон N 294-ФЗ), Административным регламентом..., утвержденным приказом Минтруда РФ от 30.10.2012 N 354н (далее - Регламент N 354н).
Так, в случае проведения трудовой инспекцией документарной проверки работодатель обязан представить истребуемые документы вместе со всеми пояснениями не позднее 10 рабочих дней со дня получения запроса (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ, п. 53 Регламента N 354н). Информация и документы, необходимые для проведения проверки, в силу возложенных на инспекцию труда полномочий запрашивается и безвозмездно получается непосредственно от работодателей (абзац четырнадцатый ст. 356 ТК РФ).
Истребуемые документы следует представить в гострудинспекцию на бумажных носителях в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью руководителя, иного должностного лица юридического лица. Нотариально заверять копии документов не нужно (ч. 6, ч. 7 ст. 11 Закона N 294-ФЗ, п. 51 Регламента N 354н). А при выездных проверках - и оригиналы документов на обозрение.
При этом согласно положениям Закона N 294-ФЗ организация (индивидуальный предприниматель) вправе представить документы в форме электронных документов. Однако реализовать это право при представлении документов в трудовую инспекцию работодатель не сможет, поскольку исполнение государственной функции по надзору за соблюдением работодателями трудового законодательства в электронной форме не осуществляется (п. 26 Регламента N 354н).
Таким образом, при проведении проверки в рамках надзора за соблюдением трудового законодательства представление работодателем документов в электронной форме не допускается. Истребуемые документы возможно представить в гострудинспекцию лишь на бумажных носителях в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью руководителя.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

2 августа 2019 г.

------------------------------------------------------------------------
*(1) Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 признан не противоречащим действующему законодательству в части, в которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.