Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Факт осуществления поездки на автомобильном транспорте и факт осуществления соответствующих расходов подотчетным лицом может подтверждаться проездным документом (билетом), оформленным согласно действующему законодательству и содержащим достаточную информацию. Расходы по Авансовому отчету (ф. 0504505) с приложением такого билета вполне обоснованно могут быть возмещены учреждением.

Обоснование вывода:
Основанием для отражения в бухгалтерском учете бюджетного учреждения информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 20 СГС "Концептуальные основы"). Первичные учетные документы принимаются к учету при наличии в них обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 25 СГС "Концептуальные основы".
Согласно п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете бюджетного учреждения на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:
1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками ККТ (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).
В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила - до 1 июля 2019 года ККТ могла не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями в силу специфики осуществляемой деятельности либо особенностей местонахождения в случаях, установленных п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ (ч. 8 ст. 7 Закона N 290-ФЗ, письма ФНС России от 27.12.2018 N ЕД-4-20/25740@, от 22.11.2018 N ЕД-4-20/22602@, от 21.03.2017 N ЕД-3-20/1911, Минфина России от 22.05.2019 N 03-07-07/36701, от 05.12.2017 N 03-01-15/80880).
С 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности, выдаваемые организациями и индивидуальными предпринимателями, должны быть сформированы с применением ККТ. Исключение - индивидуальные предприниматели, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг (п. 1 ст. 2 Закона N 129-ФЗ). Они вправе не применять ККТ при расчетах за такие товары, работы, услуги до 1 июля 2021 года. В этом случае при оказании услуг физическим лицам должны выдаваться бланки строгой отчетности.
Проезд пассажиров по междугородным маршрутам может подтверждаться, в частности, при использовании автомобильного транспорта - "Разовым билетом для проезда в пригородном и междугородном сообщении с фиксированной датой и временем отправления" (форма и обязательные реквизиты билета приведены в Приложении N 1 к Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).
Вместе с тем организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению (а с 1 июля 2019 года только индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников), могут самостоятельно разрабатывать формы соответствующих БСО (п.п. 1-3 Положения N 359). При этом они обязательно должны содержать все реквизиты, перечисленные в п. 3 Положения N 359 (письмо Минфина России от 27.12.2016 N 03-01-15/78348).
Кроме того, с 1 июля 2019 года кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные при осуществлении расчетов с использованием наличных денежных средств (денег) или банковских карт, в дополнение к прежним должны содержать новые реквизиты (п. 15 ст. 1 Закона N 192-ФЗ):
- наименование покупателя/клиента;
- ИНН покупателя/клиента - в случае если подотчетное лицо при осуществлении закупки действует от имени учреждения. Если же покупка совершается от имени физического лица - "подотчетника", то реквизита "ИНН покупателя (клиента)" в документе может не быть;
- сведения о стране происхождения товара - при осуществлении расчетов за товар;
- сумма акциза - при продаже подакцизных товаров;
- регистрационный номер таможенной декларации - при осуществлении расчетов за товар, ввезенный продавцом из-за пределов РФ.
При этом бланки строгой отчетности (билеты) равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам ККТ (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, факт осуществления поездки на автомобильном транспорте и факт осуществления соответствующих расходов подотчетным лицом может подтверждаться проездным документом (билетом), оформленным по указанным выше правилам и содержащим достаточную информацию. Расходы по Авансовому отчету (ф. 0504505) с приложением такого билета вполне обоснованно могут быть возмещены учреждением.
Если же в приложенном к Авансовому отчету (ф. 0504505) билете не будет хватать обязательных реквизитов, то окончательное решение о возмещении расходов находится в компетенции руководителя учреждения (ч. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Дело бухгалтерии - разъяснить ему суть нарушения и последствия принятия к учету неправильно оформленных документов.
Если руководитель даст письменное указание принять документы к учету, при проверке ревизоры могут признать нарушение и с точки зрения бухгалтерского учета и составления отчетности даже оштрафовать за искажения отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но речь уже не будет идти о вине бухгалтера.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Отчет по полученному авансу (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Ответ прошел контроль качества

21 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.