Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель имеет полное право выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля в размере 10 тысяч рублей и все расходы, связанные с его использованием, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом. При этом в целях налогообложения такие выплаты учитываются только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства N 92. Эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств при расчете налога на прибыль не учитываются.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Таким образом, как прямо следует из процитированной нормы, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:
- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Размер, данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце).
Поэтому в данном случае работодатель имеет полное право выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля в размере 10 тысяч рублей и все расходы, связанные с его использованием, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.
Что касается налога на прибыль, то согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются только в пределах норм, установленных Правительством РФ. На основании постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92) в состав расходов включаются компенсации в следующих размерах:
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно сумма компенсации составляет 1200 руб. в месяц;
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц.
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Обращаем внимание, что на протяжении многих лет контролирующие органы придерживаются позиции, что в установленных законодательством размерах компенсаций за использование легковых автомобилей уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт и др.). Поэтому эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств при расчете налога на прибыль не учитываются. Смотрите также письма Минфина России от 26.12.2018 N 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036. Поддерживают такую позицию и суды, смотрите, например, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09, постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.02.2020 N Ф07-17382/19 по делу N А13-2437/2018, от 17.12.2019 N Ф04-5799/19 по делу N А81-9588/2018, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.06.2019 N 16АП-2203/19 и др.
Любые расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны отвечать условиям статьи 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными затратами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому, выплата работнику компенсации не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов (письма Минфина России от 21.10.2019 N 03-04-05/80658, от 27.11.2019 N 03-03-07/92049).
Отметим, что конкретный перечень документов и мероприятий, подтверждающих производственный характер затрат на компенсацию за использование автомобиля, не установлен (письмо Минфина России от 13.08.2019 N 03-03-07/61075). В качестве документального подтверждения, прежде всего, применяются соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Такими документами также являются путевые листы (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@). Кроме того, по мнению контролирующих органов, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (письма Минфина России от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629, от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49).

К сведению:
Следует учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

18 мая 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.