Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (часть первая ст. 168 ТК РФ):
   - расходы по проезду;
   - расходы по найму жилого помещения;
   - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
   - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Итак, работодатель при направлении работника в командировку должен возместить ему расходы, в частности, на проезд.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (часть вторая ст. 168 ТК РФ).
В соответствии со ст. 166 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение N 749). Данное Положение не содержит запрета на использование командированным работником собственного транспорта.
Таким образом, ТК РФ не ограничивает организацию и работника в выборе вида транспорта для поездки в командировку. Не содержит такого ограничения и налоговое законодательство РФ.
Вместе с тем согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
По мнению специалистов налоговых органов, при направлении работника организации в служебную командировку на личном автомобиле расходы на проезд могут быть возмещены выплатой работнику компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей. В этом случае в целях налогообложения расходы на компенсацию могут быть учтены согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92) (письма Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812, ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199).
Причем в письме ФНС РФ от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199 отмечено, что компенсация за использование личного транспорта в командировке учитывается в расходах на основании и по правилам пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, а не пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть в состав командировочных расходов не включается.
Нормы, установленные п. 1 Постановления N 92, составляют:
1200 руб. в месяц - для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно;
1500 руб. в месяц - для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли согласно п. 38 ст. 270 НК РФ.
Так, в письме Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275 разъяснено, что работнику компенсация за использование в служебных целях личного автотранспорта выплачивается исходя из фактически произведенных расходов на основании представленных первичных документов. Но независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных Постановлением N 92 (смотрите также письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465).
Специалисты налоговых органов разъясняют, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. При этом в соответствии с п. 3 письма Минфина России от 21.07.1992 N 57, устанавливающего условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок, в размере компенсации, установленных законодательством, учтены все расходы работника, связанные с использованием транспортного средства, а именно сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776). Иными словами, если сотруднику выплачивается компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок, то одновременно расходы, связанные с текущей эксплуатацией (в частности, на ГСМ) этого автомобиля, не могут быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Управления МНС по г. Москве от 09.01.2003 N 26-12/02238).
Таким образом, поскольку согласно ст. 166 ТК РФ командировка является служебной поездкой, то полагаем, что признание в расходах по налогу на прибыль сумм компенсации, превышающих установленные Постановлением N 92, в том числе дополнительное возмещение затрат на ГСМ, может привести к спору с контролирующими органами. Не исключена вероятность, что суд может поддержать позицию налогового органа (смотрите, например, постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).
Заметим, что для выплаты работнику компенсации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность ему используемого имущества, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47).
В то же время представители налоговых органов прямо указывают, что за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186, Управления МНС по г. Москве от 09.01.2003 N 26-12/02238). Несмотря на то, что в Вашем случае в период командировки автомобиль все же эксплуатируется, однако в эксплуатация происходит в ином режиме. Поэтому мы полагаем, что организация может оформить с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. При этом компенсация за использование транспорта за время аренды на период командировки выплачиваться не будет.
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель (сотрудник) предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В этом случае арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 636 ГК РФ). Арендатор вправе учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). При этом суммы арендной платы являются объектом обложения НДФЛ. А если заключен договор аренды ТС с экипажем, то услуги по управлению (по сути, такой договор включает условие о выплате арендной платы и оплате услуг по управлению автомобилем, то есть две составляющие), кроме НДФЛ, будут облагаться еще и страховыми взносами. Расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ могут учитываться в составе расходов на оплату труда (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Также может быть оформлен и договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ). В случае его заключения организация (арендатор) несет расходы на содержание арендованного транспортного средства и расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, если иное не установлено в договоре (ст. 646 ГК РФ). Значит затраты организации, произведенные по такому договору, в том числе затраты в виде стоимости израсходованных ГСМ, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844).
Расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Здесь играет роль назначение используемого транспорта - такой вывод сделан в письме УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 N 20-12/035154. В данном письме чиновники налогового ведомства разъясняют, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть списание расходов на ГСМ должно быть не только экономически обосновано, но и документально подтверждено. Аналогичные выводы представлены в письме Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649.
В письме от 30.01.2009 N 19-12/007413@ специалисты УФНС России по г. Москве разъяснили, что при наличии оформленных в соответствии с законодательством РФ документов, которые подтверждают использование в производственных (служебных) целях арендованного автомобиля и его пробег до места назначения и обратно (путевых листов, актов о показаниях спидометров, договоров с поставщиками (покупателями, заказчиками) и т.д.), а также документов, подтверждающих приобретение и оплату бензина и смазочных материалов, организация вправе учитывать в составе расходов на содержание служебного транспорта затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов для этого автомобиля, в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству.
Основным документом для учета использования топлива являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690).
Итак, документами, подтверждающими расходы на ГСМ, являются:
- путевые листы (иные документы аналогичного характера);
- кассовые чеки, подтверждающие оплату ГСМ (при безналичном расчете - накладные, платежные поручения на оплату ГСМ), талоны на топливо;
- документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание, авансовые отчеты, из которых можно установить характер командировки, цель, ее продолжительность, а также маршрут следования).
Форма путевых листов для автотранспортных предприятий утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, содержащего необходимые реквизиты первичного учетного документа в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327). Кроме того, приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и Порядок заполнения путевых листов (далее - Приказ N 152). Поэтому при самостоятельной разработке организацией путевого листа можно воспользоваться Приказом N 152 (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308, Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
Представители контролирующих органов считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Нормы), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (письма Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308). Итак, если организация не желает вступать в спор с налоговыми органами, при списании расходов на ГСМ ей следует учитывать нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России.
Повторим, при заключении договора аренды автомобиля организация не вправе выплачивать сотруднику компенсацию за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (в период аренды). Если же возникающая в связи с заключением договора аренды налоговая нагрузка кажется организации неоправданной, суммы расходов на ГСМ, израсходованные в командировке, выплаченные работнику, лучше не учитывать при налогообложении (причина - оформление отношений посредством выплаты компенсации за использование автомобиля, в размере которой, по мнению контролирующих органов, уже учтены расходы на топливо).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

16 мая 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.