Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Операция по снятию наличных денежных средств с помощью "зарплатной" карты кассира в кассу учреждения для дальнейшей выдачи заработной платы может отражаться с использованием счета 208 11 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате". Корреспонденцию счетов следует закрепить в учетной политике в порядке, установленном п. 2 Инструкции N 162н.
Порядок документооборота по отражению указанных операций учреждению следует разработать самостоятельно и закрепить в рамках формирования учетной политики.
Кассовые операции при отражении оприходования денежных средств в кассу учреждения и их дальнейшей выдаче оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) соответственно.

Обоснование вывода:
Правила обеспечения наличными денежными средствами учреждений, лицевые счета которым открыты в органах Федерального казначейства, установлены приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н (далее - Правила N 10н). Разделом V Правил N 10н предусмотрена возможность обеспечения учреждений наличными денежными средствами с использованием банковских карт.
Вместе с тем Банк России допускает возможность использования "зарплатных" карт для обеспечения учреждений наличными денежными средствами (письмо Банка России от 31.05.2018 N 04-45-7/4048), и Минфин России поддержал эту позицию (письмо Минфина России от 06.07.2018 N 09-02-07/47375). Согласно разъяснениям Федерального казначейства (письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 N 07-04-05/05-14896, информация Федерального казначейства от 02.08.2018) эти карты можно использовать для выплат социального характера, оплаты командировок и оплаты по договорам гражданско-правового характера.
При этом обратите внимание, что данные разъяснения касаются банковских карт, открытых сотруднику учреждения в рамках зарплатного проекта. Таким образом, учреждению необходимо убедиться, что открытая кассиром дебетовая карта соответствует данным условиям.
По нашему мнению, тот факт, что для получения денежных средств будет использоваться не специальная дебетовая пластиковая карта учреждения, а "зарплатная" карта кассира, влияет на порядок отражения таких операций. Поскольку в момент перечисления средств с лицевого счета учреждения на расчетный счет "зарплатной" карты кассира учреждение теряет возможность их отслеживать и контролировать, то, по своей сущности, такие средства аналогичны средствам, выданным сотруднику под отчет.
Вместе с тем согласно п. 212 Инструкции N 157н счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. Отметим, корреспонденции счетов при выдаче заработной платы через подотчетное лицо Инструкцией N 162н не предусмотрены. В то же время данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность учреждений должны быть сопоставимы у учреждения вне зависимости от его типа (п. 3 Инструкции N 157н). Так, согласно абзацу 3 п. 105 и абзацу 5 п. 106 Инструкции N 174н предусмотрена выплата заработной платы через подотчетное лицо, но только в том случае, когда такая выплата осуществляется не в кассе учреждения, а, например, в случае, когда подотчетное лицо выдает заработную плату сотрудникам в отдаленном структурном подразделения учреждения.
Учитывая, что в рассматриваемой ситуации денежные средства будут сниматься кассиром в банкомате с дальнейшим осуществлением выдачи заработной платы в учреждении сотрудникам, у которых нет возможности открыть банковские карты, считаем необходимым такую выплату оформлять через кассу учреждения.
Однако перед принятием решения о перечислении денежных средств на "зарплатную" карту кассира для дальнейшей выдачи заработной платы сотрудникам руководителю учреждения следует проанализировать причины невозможности оформления заявки на получение наличных денег (ф. 0531802) для получения денежных средств в органе Федерального казначейства с дальнейшим оприходованием в кассу учреждения в общеустановленном порядке. В случае, если руководителем будет принято решение о перечислении денежных средств на "зарплатную" карту кассира, то считаем целесообразным документооборот, в том числе порядок снятия таких денежных средств с терминала, а также порядок обеспечения безопасности работника при снятии наличных денежных средств для выдачи сотрудникам учреждения, урегулировать в локальном акте учреждения.
В свою очередь, положениями Инструкции N 162н корреспонденции счетов, для отражения снятия наличных денежных средств с помощью "зарплатной" карты сотрудника в кассу учреждения для дальнейшей выдачи заработной платы не установлена. В такой ситуации соответствующие корреспонденции могут быть разработаны учреждением самостоятельно и закреплены в учетной политике в порядке, установленном п. 2 Инструкции N 162н.
Напомним, что для учета расчетов учреждения с органом Федерального казначейства (финансовым органом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами, предназначен счет 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" (п. 230 Инструкции N 157н). Следовательно, разработанная схема корреспонденции для отражения операций по снятию денежных средств в кассу учреждения через подотчетное лицо (кассира) с использованием "зарплатной" карты может быть аналогичной, только счет для отражения расчетов в данном случае будет 208 11 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате".
При этом документальное оформление перечисленных на "зарплатную" карту кассира денежных средств для дальнейшей выдачи заработной платы сотрудникам, а также оприходование их в кассу учреждению следует разработать самостоятельно и закрепить в рамках формирования учетной политики.
Следует отметить, что при оформлении и учете кассовых операций учреждению необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указания N 3210-У) с учетом особенностей, предусмотренных Инструкцией N 157н (п. 167 Инструкции N 157н). В свою очередь, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) (п. 4.1 Указаний N 3210-У). Кроме того, по каждому приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги отражаются записи в кассовой книге (ф. 0310004) (п. 4.6 Указаний N 3210-У).
Так, перечисление на "зарплатную" карту кассира денежных средств для дальнейшей выдачи заработной платы сотрудникам может быть отражено на основании приказа (распоряжения) руководителя. Тогда как оприходование данных денежных средств в кассу учреждения может быть отражено на основании Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением чека, подтверждающего снятие данных денежных средств с "зарплатной" карты кассира, с одновременным отражением Приходного кассового ордера (ф. 0310001). При таком подходе учреждением будет отражена бухгалтерская запись на основании предоставленных в полном объеме подотчетным лицом документов с одновременным поступлением денежных средств в кассу.
Вместе с тем выдача заработной платы из кассы учреждения отражается по кредиту счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" в корреспонденции с дебетом счета 0 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате" (п. 49 Инструкции N 162н).
Вместе с тем порядок документооборта при выплате заработной платы из кассы учреждению следует разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике с учетом положений Приказа N 52н. Так, для отражения начислений заработной платы работникам учреждения в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда, и иных сумм удержаний применяются:
- Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401)
или
- Расчетная ведомость (ф. 0504402) и Платежная ведомость (ф. 0504403).
В рассматриваемой ситуации учреждение осуществляет выплату заработной платы на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401). Так, согласно положениям Приказа N 52н после тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) формируется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) на выданную из кассы сумму, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401). Указанный Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) на сумму выданной заработной платы по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) подлежит регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).
Так, выдача заработной платы из кассы учреждения может оформляться на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) с оформлением Расходного кассового ордера (ф. 0310002).
Таким образом, в учете казенного учреждения могут быть отражены следующие операции:
1. Дебет КРБ 1 208 11 567 Кредит КРБ 1 304 05 211
- отражено перечисление денежных средств на "зарплатную" карту кассира для дальнейшей выдачи заработной платы сотрудникам учреждения;
2. Дебет КИФ 1 201 34 510 Кредит КРБ 1 208 11 667
- отражено оприходование денежных средств в кассу учреждения от подотчетного лица с оформлением Приходного кассового ордера (ф. 0310001);
3. Дебет КРБ 1 302 11 837 Кредит КИФ 1 201 34 610
- отражена выдача заработной платы из кассы учреждения на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) с оформлением Расходного кассового ордера (ф. 0310002).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

23 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.