Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

I. Согласно ч.ч. 1, 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
В силу п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
В связи с этим отметим, что требований, обязывающих юридических лиц переходить во взаимоотношениях между собой на электронный документооборот, действующее законодательство не содержит. Сказанное относится и к казенным учреждениям*(1). Следовательно, для организации регулярного электронного документооборота сторонам необходимо заключить соответствующее соглашение об этом. При этом в силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ, законом или добровольно принятым обязательством.
Таким образом, переход на электронный документооборот во взаимоотношениях с каждым конкретным контрагентом возможен только на основании соответствующего соглашения. Заключение такого соглашения для учреждения обязательным не является.
II. Хранение электронных документов на электронных носителях осуществляется в порядке, установленном ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п.п. 13, 32, 33 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора" (утвержден приказом Минфина России от 31 декабря 2016 г. N 256н), п.п. 11, 17, 19 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утверждена приказом Минфина РФ от 1 декабря 2010 г. N 157н), а также Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).
Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях, но не менее пяти лет после отчетного года.
Кроме того, учреждение обязано организовать хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Эти технические средства должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом Федеральной налоговой службы от 16 июля 2020 г. N ЕД-7-2/448@.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Примерная форма соглашения об обмене электронными документами (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для бюджетной сферы);
- Энциклопедия решений. Способы предоставления истребуемых налоговым органом документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Ответ прошел контроль качества

26 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-----------------------------------------------------------------------
*(1) Особенности электронного взаимодействия между заказчиком и участником закупки в процессе осуществления закупок в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" в рамках данного ответа не рассматриваются.