Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учреждения, перешедшие на электронный документооборот, формировать Авансовый отчет (ф. 0504505) не должны. Относительно конкретной ситуации с 2021 года учреждение должно оформлять Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Обоснование вывода:
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ обязывает организации бюджетной сферы оформлять первичные документы по формам, утвержденным в соответствии с бюджетным законодательством. Для этих целей приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н) утверждены перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
В 2020 году приказом Минфина России от 15.06.2020 N 103н были внесены поправки в перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом N 52н. Необходимость таких корректировок обусловлена проводимой централизацией бюджетного (бухгалтерского) учета и переходом к электронному документообороту. Серьезные нововведения появились как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота. Это и новые формы электронных первичных документов, и изменения в порядке оформления и применения уже привычных форм, и долгожданная возможность применения скан-копий "первички" как основания для учета операций, и новые правила подписания документов ЭЦП.
Правила формирования и применения электронных первичных учетных документов подробно изложены в новом разделе Методических рекомендаций. Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то необходимо отметить, что он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Однако это не означает, что учреждения, которые перешли на электронный документооборот, могут использовать в своей деятельности обе формы. Применяться будут формы отчета по подотчетным суммам в следующем порядке:
- Авансовый отчет (ф. 0504505) - оформляется только на бумаге;
- Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) - оформляется только в электронном виде.
В обязательном порядке работать с новыми электронными документами должны учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных п. 6 ст. 264.1 БК РФ.
На федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центров бюджетного (бухгалтерского) учета. В отношении рассматриваемой в вопросе ситуации таким документом является Концепция централизации бухгалтерского (бюджетного) учета центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, утвержденная распоряжением Правительства Московской области от 16.12.2016 N 421-РП/46 (далее - Концепция N 421-РП/46). В разделе IV Концепции N 421-РП/46 установлено, что оформление первичных учетных документов, передача их скан-копий в централизованную бухгалтерию осуществляются с использованием межведомственной системы электронного документооборота.
Вышеуказанные учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года.
Таким образом, учреждения, перешедшие на электронный документооборот (как в конкретном случае), формировать Авансовый отчет (ф. 0504505) не должны.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Ответ прошел контроль качества

19 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.