Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Расходный кассовый ордер 0310002 (РКО) является первичным документом, которым оформляется выдача наличных денег под отчет из касс организаций. Форма РКО, а также Указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (далее - Указания).
В соответствии с п. 2.1 Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение) в кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы. При этом перечень таких документов является открытым. Исходя из Указаний прилагаемые первичные и другие документы перечисляются по строке "Приложение" РКО с указанием их номеров и дат составления.
Основанием для составления РКО для выдачи работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, согласно п. 4.4 Положения выступает письменное заявление подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме. При этом в нем обязательно должна быть собственноручная надпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.
В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Наличные деньги, выданные под отчет, представляют собой, по сути, аванс.
Таким образом, из указанной нормы прямо следует, что заявление подотчетного работника в качестве основания для составления РКО может являться только при выдаче суммы под отчет, т.е. при выдаче авансовой суммы, об использовании которой сотрудник должен отчитаться в соответствующие сроки. Подтверждением этому, кстати, являются и обязательные составляющие заявления (сумма и срок, на который эта сумма должна быть выдана). Следовательно, указанная норма регулирует порядок составления РКО только при выдаче денег в подотчет.
Какой документ должен являться основанием для составления РКО в случае, когда работодателем осуществляется возмещение перерасхода по авансовому отчету, Положением не установлено.
По нашему мнению, в этом случае организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота. Отметим, что на практике некоторые организации правилами внутреннего документооборота устанавливают, что для получения денежных средств, затраченных сверх полученной подотчетной суммы, работнику также необходимо написать заявление, подписав его у руководителя.
Полагаем, что основанием для составления РКО может являться и авансовый отчет. Но в этом случае необходимо учитывать следующие моменты.
Форма авансового отчета N АО-1, а также указания по его заполнению (далее - Указания) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.
Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
К отчету сотрудник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).
В соответствии с Указаниями перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета.
Таким образом, к авансовому отчету должны быть приложены именно те документы, которые подтверждают расходы, произведенные подотчетным лицом.
Связь между двумя указанными документами авансовым отчетом и РКО наблюдается только в том случае, когда основанием выдачи денежной суммы из кассы служит отчет подотчетного лица, а это происходит только при погашении перерасхода по авансовому отчету (т.е. когда по строке "Основание" в РКО указано: "Погашение перерасхода по авансовому отчету N ... от ...").
Отметим, что по общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например те же авансовые отчеты), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.
Конечно, на практике каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.
Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к платежным документам.
Однако, если к РКО подшивать документ, указанный по строке "Основание", то, следуя той же логике, авансовый отчет, по которому выявляется остаток неизрасходованных средств, следует подшивать к приходному кассовому ордеру (ПКО). При этом возникнет вопрос, а к какому документу подшивать авансовый отчет, по которому не выявляется остаток или перерасход?
Обращаем внимание, что первичные документы, являющиеся основанием для получения или выдачи денежных средств (ПКО и РКО, платежные ведомости и другие), должны прилагаться к Отчету кассира. Следовательно, все приложения к РКО также попадают в комплектацию с Отчетом кассира.
Иными словами, по нашему мнению, такие первичные документы бухгалтерского учета, как РКО и авансовые отчеты, подтверждающие различающиеся хозяйственные операции (движение денежных средств через кассу организации и признание расходов подотчетного лица), целесообразнее хранить в самостоятельных регистрах учета, а не подшивать друг к другу.
Однако, учитывая требования п. 2.1 Положения о приложении документов к РКО, само по себе приложение к РКО авансового отчета, соответствующего выдаче денежных средств, не противоречит нормам Положения.
Следовательно, если к оформлению указанных документов претензий нет, то такую комплектацию первичных документов, по нашему мнению, нельзя квалифицировать как нарушение кассовой дисциплины. В связи с изложенным становятся понятнее действия тех организаций, которые в качестве основания для составления РКО при возмещении перерасхода используют заявление от работника.
Таким образом, организация вправе самостоятельно установить порядок документального оформления возмещения перерасхода по авансовому отчету исходя из положений внутреннего документооборота, условий хозяйствования и т.п.

Доверенность

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Заявление представляет собой обращение лица в организацию или к должностному лицу, не связанное с нарушением прав и законных интересов заявителя.
Написание заявления на выдачу денежных средств из кассы предприятия сделкой в смысле, определяемом ст. 153 ГК РФ, не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Таким образом, передача полномочия подотчетного лица по написанию заявления на выдачу наличности путем выдачи доверенности не соответствует правовой природе этого документа.

К сведению:
Норма п. 4.4 Положения, регулирующая порядок заполнения РКО для выдачи денежных средств в подотчет, является специальной. В силу п. 2 определения КС РФ от 05.10.2000 N 199-О специальная норма имеет приоритет над общей. Как следует из п. 4.4 Положения, РКО выписывается именно на основании заявления подотчетного лица.
Подотчетным лицом является работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью организации, с условием представления отчета об их использовании.
При этом в норме нет никакого упоминания о том, от какого лица должно быть представлено заявление в случае, если подотчетные средства предполагается выдать доверенному лицу.
В связи с изложенным полагаем, что оформление заявления на выдачу средств в подотчет возможно только от подотчетного лица. Оформление заявления лицом, получающим деньги по доверенности, Положением не предусмотрено.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ прошел контроль качества службой Правового консалтинга ГАРАНТ

22 июня 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.