Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Пункт 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение), указывает, что дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке п. 75 Положения.
В свою очередь, п. 78 Положения предусматривает, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации, и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.
Следовательно, списание дебиторской задолженности, отраженной на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", возможно по причине истечения срока ее исковой давности или по причине нереальности взыскания (например в связи со смертью гражданина (ст. 418 ГК РФ)). При этом кредиторская задолженность по счету 71 может быть списана только в связи с истечением срока исковой давности.
В общем случае срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ). Течение этого срока начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ). В силу п. 2 ст. 200 ГК РФ срок исковой давности по подотчетным суммам, не возвращенным сотрудником, начинает исчисляться с даты, следующей за датой окончании срока, на который были выданы денежные средства.
На основании п. 8 ПБУ 9/99 "Доходы организации" и п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации" суммы списанной задолженности учитываются в составе прочих доходов и расходов соответственно, то есть отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы".
В том случае, если организацией в части дебиторской задолженности подотчетного лица создавался резерв сомнительных долгов, то указанная задолженность списывается за счет резерва.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации в учете организации могут быть сделаны следующие записи:
Дебет 71 Кредит 91, субсчет "Прочие доходы"
- списана кредиторская задолженность в связи с истечением срока исковой давности;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 71
- списана дебиторская задолженность в связи с истечением срока исковой давности
или в случае резервирования сумм
Дебет 63 Кредит 71.
Кроме того, если организация не намерена обращаться в суд для взыскания долга с работника или ждать истечения срока исковой давности, то дебиторскую задолженность она вправе списать, простив долг, иными словами, освободив должника от лежащих на нем обязанностей (ст. 415 ГК РФ).
В этом случае в учете будет сделана проводка:
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 71.
С учетом требований Положения списание задолженности со счета 71 производится на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации.
Пункт 77 Положения также указывает, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Поэтому при списании дебиторской задолженности в Вашем случае в учете делается запись:
Дебет 007
- списанная дебиторская задолженность отражена на забалансовом счете.
По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, от 13.11.2007 N 03-11-04/2/274, при списании дебиторской задолженности бывшего работника в связи, например, с истечением срока исковой давности или принятием решения о прощении долга, у работника возникает облагаемый НДФЛ доход, а организация в этом случае признается налоговым агентом.
Принимая во внимание, что удержать у бывшего сотрудника налог при списании задолженности не представляется возможным, организации следует не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).
При этом дополнительные записи в учете, на наш взгляд, не делаются.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

28 июня 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.