Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Российское законодательство не содержит запрета на выдачу денежных средств на командировочные расходы ответственному лицу. Поэтому мы полагаем, что такая форма выдачи средств на командировку группы сотрудников может быть предусмотрена локальным нормативным актом организации, кроме выплаты суточных.

Выплата суточных предполагает адресность, то есть суточные должны выдаваться непосредственно каждому командированному.

Обоснование вывода:

При направлении работника в служебную командировку (поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы) работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные со служебной командировкой (ст.ст. 166, 167, 168 ТК РФ), в частности:
- суточные;
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). Так, согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Таким образом, работодатель перед направлением работников в служебную командировку должен выдать им денежный аванс.

Обращаем внимание, что российское законодательство не содержит запрета на выдачу денежных средств на командировочные расходы ответственному лицу. Поэтому мы полагаем, что такая форма выдачи средств на командировку группы сотрудников может быть предусмотрена локальным нормативным актом организации (например Положением о командировках).

При этом выдача денежных средств для оплаты поездки в командировку ответственному лицу будет обоснованной, например, в том случае, если предполагается централизованная оплата проезда, проживания (будут оформляться один проездной документ, один счет гостиницы и т.д.).

К сведению:

Решение о назначении ответственного лица должно быть оформлено приказом руководителя. Унифицированной формы такого приказа не существует.

По нашему мнению, в данном приказе должны быть указаны фамилия, имя и отчество ответственного лица, сроки и пункт назначения командировки, а также то, что на данное лицо возложена ответственность за своевременную оплату услуг проживания и приобретение проездных документов (при условии, что гостиница и проезд сотрудников к месту командировки не были оплачены организацией с расчетного счета в безналичном порядке).

Однако на выдачу суточных такой вывод распространить нельзя.

Статья 168 ТК РФ определяет суточные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Трудовое законодательство не содержит положений, устанавливающих, какие конкретно расходы возмещаются работнику посредством суточных.

Так, на основании решения ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04 суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Верховный Суд РФ также отметил, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, то есть любых расходов (смотрите решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Кроме того, исходя из требований п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок), передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Поэтому выплата суточных предполагает адресность. Иными словами, суточные должны выдаваться непосредственно каждому командированному.

Выдача наличных денег под отчет из касс предприятий оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными (п. 14 Порядка).

Расходный ордер должен быть отражен в журнале регистрации приходных и расходных ордеров (унифицированная форма N КО-3) и кассовой книге (унифицированная форма N КО-4). Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Если в командировку направляются несколько сотрудников организации, денежные средства могут быть выданы по платежной ведомости (форма N Т-53) или расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49). Формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В этом случае на общую сумму выплаченного по ведомости аванса на командировку составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на платежной (расчетно-платежной) ведомости.

По завершении командировки каждый сотрудник должен будет отчитаться перед работодателем за выданные суточные путем предоставления авансового отчета. Анализ п.п. 12, 13, 21, 22, 24 Положения показывает, что расходы по проезду, найму жилого помещения, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, возмещаются на основании документов, подтверждающих эти расходы.

В отношении же суточных такого требования не установлено. Поэтому требовать от работников каких-либо подтверждающих документов на сумму выданных суточных не следует.

Авансовый отчет об израсходованных суммах сотрудник должен представить в течение 3 рабочих дней. Этот срок согласно п. 11 Порядка начинается со дня возвращения работника из командировки на предприятие.

Форма авансового отчета N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.

Указаниями по применению и заполнению формы N АО-1 установлено, что в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В бухгалтерском учете сумма командировочных расходов признается расходами по обычным видам деятельности (п.п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99).

Обращаем внимание, что командировочные расходы признаются в бухгалтерском учете на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п.п. 16, 18 ПБУ 10/99).

Командировочные расходы организация отражает в бухгалтерском учете на соответствующих счетах в соответствии с учетной политикой организации следующими проводками:

Дебет 71 Кредит 50 (55) - выданы денежные средства на командировочные расходы.

После предъявления авансовых отчетов:

Дебет 20 (08, 26) Кредит 71 - отражены фактические командировочные расходы.

Счет 08 "Внеоборотные активы" будет применяться в том случае, если организация будет создавать фильм, исключительные права на который будут принадлежать Вашей организации.

К сведению:

В каждой конкретной организации вопрос о размере суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно (смотрите письмо Минфина России от 21.03.2005 N 03-05-01-04/62).

Это следует и из содержания п.п. 11 и 16 Положения, согласно которым размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

При этом норма, установленная п. 3 ст. 217 НК РФ в отношении выплаты суточных, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, применяется только для целей исчисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Следовательно, в том случае, если суточные, установленные локальным актом (например Положением о командировках), превышают указанные нормы, сотруднику в целях исчисления НДФЛ следует включить в налогооблагаемый доход сумму, превышающую лимит, предусмотренный п. 3 ст. 217 НК РФ.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организации могут учитывать в расходах всю сумму суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Титова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Родюшкин Сергей