Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Полагаем, что для подтверждения экономической обоснованности затрат на использование услуг такси и во избежание налоговых рисков помимо договора на оказание услуг организации следует:
- издать приказ о том, что в связи с отсутствием на предприятии собственного автотранспорта можно воспользоваться услугами такси, указав при этом возможные ситуации (необходимость поездки за счетами-фактурами, актами в налоговую инспекцию, ФСС, срочность решения вопросов по договорам поставок, угроза срыва поставок и т.д.);
- предусмотреть в качестве документа, подтверждающего целесообразность использования такси, наличие служебной записки от начальника отдела работника на имя руководителя с указанием цели поездки. Служебная записка должна быть завизирована руководителем организации;
- подтвердить производственную направленность поездок на такси отчетами сотрудников о поездке, которые приложить к их авансовым отчетам, утверждаемым руководителем организации.
Вместе с тем отметим, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.
Учитывая, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата (смотрите, например, письмо Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162).
Иными словами, уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд сотрудника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (определение КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П).
При этом обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. И эти намерения должны быть очевидны налоговому органу.
Затраты могут быть учтены в составе материальных расходов как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Обоснованность затрат в данном случае может быть подтверждена актом оказания транспортных услуг, а также распечаткой маршрутов автомобилей транспортной компании, в которой указаны дата, время и путь следования такси.
Что касается путевых листов легкового такси, отметим следующее.
Путевой лист легкового такси (форма N 4) утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм, содержащимся в Постановлении N 78, путевой лист легкового такси является первичным учетным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителю.
Выписывается путевой лист в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Путевой лист должен содержать порядковый номер, дату выдачи, штамп организации, которой принадлежит такси. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист у диспетчера, по окончании смены сдает его в диспетчерскую.
Так как путевой лист выписывается в одном экземпляре, в Вашем случае можно лишь говорить о копии путевого листа.
При безналичной оплате в качестве подтверждающих документов могут быть использованы не только акты, но и заявки, копии путевых листов и другие документы, оформление которых предусмотрено договором с автотранспортным предприятием. В Вашем случае договором не предусмотрена передача копий путевых листов.
Исходя из вышеизложенного, отсутствует соответственно и необходимость в реестре путевых листов предоставленных транспортной компанией.
Отметим также, что акты выполненных работ (оказанных услуг) должны содержать все необходимые реквизиты, установленные для первичной документации п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.02.2008 N А78-3156/2007-Ф02-9858/2007).
При этом полагаем, что в целях признания экономической обоснованности указанных затрат акт оказанных услуг (или приложение к нему) должен содержать подробный перечень пути следования автомобиля и даты оказания услуги или отсылку на заявку. Если ссылка на заявку в акте и подробное приложение к ату о путях следования автомобиля отсутствует, то акт не будет являться первичным документом, подтверждающим произведенные расходы (так, относительно консультационных услуг смотрите постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.06.2007 N Ф04-3617/2007).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

3 сентября 2012 г.