Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

В соответствии с частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 ст. 6 и частью 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

В Перечне приводится минимальный срок хранения документов.

В п. 1.4 Перечня сказано, что в графе N 1 Перечня указаны номера статей; в графе N 2 приведены виды документов; в графе N 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством; в графе N 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Обращаем Ваше внимание на то, что, помимо общих сроков хранения документов, законодательство предусматривает еще и специальные сроки.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

В письме от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272 специалисты финансового ведомства отметили, что указанные в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) законодательства о налогах и сборах, в том числе посредством проведения налоговых проверок.

Законодательство о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Так, согласно части 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (п. 6 части 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").

Как было сказано выше, в разных нормативах сроки хранения документов могут быть разными. Полагаем, что во избежание возможных конфликтов правильнее руководствоваться тем документом, который устанавливает более длительный срок хранения.
 

1. Книга покупок и книга продаж
 

Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость. То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета.

Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137).

В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

Таким образом, срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи.
 

2. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность
 

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие) должны храниться пять лет при условии проведения проверки (ст. 362 Перечня).

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и другие) также должны храниться пять лет при условии проведения проверки (ст. 361 Перечня).

Для сводных годовых, годовых бухгалтерских балансов и отчетов сроки хранения Перечнем не ограничены, и они должны храниться постоянно (ст. 351 Перечня). Квартальные бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться в течение пяти лет, а при отсутствии годовых - постоянно. Для месячных бухгалтерских балансов и отчетов Перечнем установлен срок хранения один год, а при отсутствии годовых и квартальных - постоянно. Но в последнем случае в силу прямого указания части 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ срок хранения не может быть менее пяти лет, поэтому месячные бухгалтерские отчеты и балансы должны храниться пять лет.
 

3. Договоры с контрагентами
 

Договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня, необходимо хранить в течение пяти лет по истечении срока действия договора (ст. 436 Перечня).
 

4. Налоговая отчетность
 

Срок хранения пять лет Перечнем установлен также для налоговых деклараций (расчетов) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392 Перечня).

С целью хранения документов организация создает архивы (часть 2 ст. 13 Закона об архивном деле).

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен и в разделе 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105, которым определены особенности в хранении отдельных видов документов.

Особо стоит отметить Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила работы архивов).

Данный документ обязателен для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности. Таким образом, в большинстве случаев на негосударственные организации Правила работы архивов не распространяются.

Однако мы полагаем, что Правила работы архивов могут быть использованы как рекомендации при постановке архивного дела на предприятиях, поскольку очень детально регулируют вопросы хранения документов и уничтожения тех документов, срок хранения которых истек.

Минфин России в письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
 

Королева Елена
 

22 января 2013 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.