Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Необходимость в сохранении организациями документов в течение определенного времени обусловливается потребностью подтверждения тех или иных фактов, правоотношений, возникающих в разных сферах, как публично-правовых (например исчисление и уплата налогов), так и частно-правовых (по трудовым и гражданско-правовым договорам). Поэтому сроки хранения документов установлены различными законами и подзаконными актами.

Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) обязывает общество хранить документы, предусмотренные данным законом, уставом и внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ.

В соответствии с пунктом 2 указанной статьи постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Договоры, заключаемые обществом в процессе хозяйственной деятельности, среди документов, подлежащих хранению, ни Законом N 208-ФЗ, ни упомянутым Положением прямо не названы.

В то же время, как разъяснил Президиум ВАС РФ в п. 16 Информационного письма от 18.01.2011 N 144 "О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ", дополнительный перечень документов, которые общество обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, в том числе установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). А поскольку в соответствии с Перечнем общество обязано хранить гражданско-правовые договоры, они также должны предоставляться по требованию акционеров.

Данная позиция получила распространение и в практике нижестоящих судов (смотрите, например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.02.2011 N 13АП-21072/2010; постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2012 N Ф02-5498/12; постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 13.06.2012 N 03АП-1609/12).

Согласно ст. 436 раздела 4 ("Учет и отчетность") Перечня общий срок хранения любых договоров, если иное не указано в отдельных статьях Перечня, - не менее пяти лет после истечения срока действия договора. При этом в Перечне отдельно поименованы договоры подряда с юридическими лицами (статья 440), тогда как аналогичные договоры с физическими лицами не упоминаются*(1).

С учетом изложенного, на наш взгляд, договоры строительного подряда, в которых на стороне заказчика выступают граждане, должны храниться по правилам ст. 436 Перечня, то есть не менее пяти лет после истечения срока действия договора.

Между тем обязанности по хранению отдельных документов организациями установлены и другими законами.

Так, Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" регламентирована обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 данного Закона).

В свою очередь, подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей).

Данные нормы не вступают в противоречие, поскольку в них заложены разные предметы регулирования, преследуют разные цели, а виды документов, которых они касаются, совпадают лишь частично смотрите (смотрите также письмо Минфина России от 09.02.1999 N 04-01-10).

Однозначно ответить на вопрос о том, относятся ли договоры к перечисленным в изложенных нормах категориям документов, затруднительно. Однако ввиду того, что договоры служат основанием для проведения хозяйственных операций, получения доходов и осуществления расходов, и во избежание возможных разногласий с налоговыми органами целесообразно все же сохранять договоры в установленные сроки. При этом, как представляется, в любом случае правильнее руководствоваться тем документом, который устанавливает более длительный срок хранения.

Дополнительно отметим, что Перечень также определяет сроки хранения документов (акты, справки, счета) о приемке выполненных работ. Так, в ст. 456 Перечня указанные документы разделены на три категории:

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации;

б) по трудовым договорам, договорам подряда;

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям.

Документы категорий "а" и "в" должны храниться 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения. При этом экспертно-проверочной комиссией часть документов категории "а" может быть отнесена к сроку хранения "постоянно". Документы категории "б" также хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.
 

Ответ прошел контроль качества
 

22 января 2013 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Отметим, что в ст. 657 Перечня выделены договоры подряда со сроком хранения 75 лет. Однако данная статья помещена в раздел 8 "Кадровое обеспечение" (подраздел 8.1 "Прием, перемещение (перевод), увольнение работников") и, помимо договоров подряда, в ней перечислены трудовые договоры (служебные контракты) и трудовые соглашения. По нашему мнению, очевидно, что упомянутые в данной статье договоры подряда подразумевают участие физического лица в качестве подрядчика.