Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) к компетенции общего собрания акционеров относится, в частности, распределение прибыли общества по результатам финансового года.
При этом нормы Закона N 208-ФЗ не содержат запрета на направление прибыли общества на приобретение основных средств (например, служебного автомобиля).
Отметим, что каких-либо особенностей для учета расходов по эксплуатации и содержанию автомобиля, приобретенного за счет чистой прибыли, НК РФ не предусмотрено.
Расходы, понесенные организацией, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации в том случае, если они соответствуют критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть если расходы экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
Из приведенных норм НК РФ видно, что включение затрат на эксплуатацию и обслуживание автомобиля в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, не ставится в зависимость от источников средств на его приобретение.
К расходам, связанным с использованием автомобиля, относятся, в частности, такие расходы, как его амортизация, расходы на приобретение ГСМ, текущий ремонт и т.п.
Затраты на содержание и эксплуатацию автомобиля включаются в состав расходов по налогу на прибыль в случае его использования в деятельности, направленной на получение дохода. В свою очередь применение автомобиля в таких целях должно подтверждаться первичными документами.
В рассматриваемой ситуации в связи с предполагаемым использованием автомобиля сотрудником организации как в производственных, так и в личных целях возникает вопрос о порядке подтверждения использования автомобиля для деятельности, направленной на получение дохода.
К сожалению, разъяснения официальных органов о порядке учета затрат по налогу на прибыль, произведенных в отношении автомобиля организации, используемого как в деятельности, направленной на получения дохода, так и в личных целях, в настоящее время отсутствуют.

Расходы на ГСМ

Расходы на содержание автомобиля, используемого для управленческих целей (в частности, расходы на приобретение ГСМ), организация может учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Соответственно, такие расходы должны быть подтверждены документами, подтверждающими приобретение бензина и смазочных материалов (накладные, чеки АЗС и т.п.).
По мнению Минфина России и налоговых органов, в качестве одного из документов, подтверждающих использование автотранспорта в производственных целях и обосновывающих расходы на приобретение ГСМ, служит путевой лист (смотрите, например, письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 30.12.2009 N 16-15/139308, от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253).
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте.
В то же время, как подтверждено в письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, положения этого документа (в том числе и о ежедневном (ежесменном) составлении путевых листов) действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).
Во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ Минтрансом России приказом от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые применяются, в частности, юридическими лицами, эксплуатирующими легковые автомобили. При этом согласно п. 10 Приказа N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Значит организация, не являющаяся автотранспортной, может оформить этот документ на любой срок, не превышающий одного месяца.
Учитывая изложенное, организации, не относящиеся автотранспортными, могут с целью подтверждения расходов на ГСМ применять самостоятельно разработанную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Отметим, что такой позиции работники официальных органов придерживались и ранее (смотрите, например, письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@).
Следует также обратить внимание, что, по мнению представителей финансовых и налоговых органов, форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о маршруте следования автомобиля. При отсутствии этого реквизита расходы на ГСМ не могут быть признаны (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253).
Есть примеры судебных решений, в которых указывается, что путевые листы при отсутствии в них информации о маршруте не могут подтверждать расходы на ГСМ (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12 по делу N А27-10606/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 по делу N А33-10451/2009, ФАС Центрального округа от 05.03.2007 N А14-15515/2005/631/34).
Однако в большинстве случаев суды приходят к выводу, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте обязательными реквизитами путевых листов не являются (постановления ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-653/12 по делу N А40-63465/2011, от 12.11.2010 N КА-А40/13642-10 по делу N А40-10103/10-140-109, от 30.12.2010 N КА-А40/16200-10-Б по делу N А40-18485/09-142-85).
Заметим, что среди обязательных реквизитов путевого листа, перечисленных в разделе II Приказа N 152, отсутствует маршрут движения транспортного средства. Причем в своих разъяснениях, касающихся применения положений Приказа N 152, работники налоговых органов на указании в путевом листе маршрутов следования автомобиля не настаивают, отмечая, что самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (смотрите, например, письма ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308 и от 03.11.2009 N 16-15/115253).
С 01.01.2013 (дата вступления в силу Закона N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (см. в связи с этим информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). С этой даты все формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Однако остается неизменным требование соблюдать утвержденные в установленном порядке обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (ч. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).
Следовательно, учитывая, что в перечисленных в разделе II Приказа N 152 обязательных реквизитах отсутствует маршрут движения транспортного средства, при разработке формы путевого листа организация вправе принять решение о включении или невключении в качестве обязательного реквизита маршрута движения. Порядок заполнения путевого листа, в том числе и порядок заполнения сведений о маршруте движения автомобиля (если этот реквизит будет указан в утвержденной руководителем организации форме путевого листа) необходимо утвердить в учетной политике организации.
Вместе с тем информация о маршруте движения (месте отправления и месте назначения) является информацией, указывающей на производственный характер использования автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.). В отсутствие таких реквизитов в утвержденной организацией форме путевого листа не исключены претензии со стороны налоговых органов в части экономической обоснованности расходов на ГСМ.
В связи с этим считаем, что реквизиты "Место отправления", "Место назначения" в путевом листе должны присутствовать.
Однако если информация о маршруте движения автомобиля будет свидетельствовать о его использовании в личных целях работника, то признание в этом случае расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли вероятнее всего приведет к разногласиям с налоговыми органами.
При этом документальным подтверждением того, что автомобиль используется в качестве служебного, могут служить и иные первичные документы организации, например, такие, как приказ генерального директора общества о закреплении автомобиля за конкретным работником, доверенность на право управления автомобилем, должностная инструкция, подтверждающая разъездной характер работы и необходимость использования автомобиля, например, за пределами рабочего дня (может обуславливаться отдаленностью места нахождения контрагентов, характером трудовых обязанностей сотрудника).

Амортизация автомобиля

По вопросу признания в налоговом учете сумм амортизации необходимо учесть следующее.
Согласно разъяснениям Минфина России (письмо от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117) признание в налоговом учете сумм амортизации по автомобилю, используемому в производственной деятельности, осуществляется в соответствии с нормами налогового законодательства.
Согласно положениям главы 25 НК РФ начисление амортизации по основным средствам и признание начисленных сумм в расходах в целях исчисления налога на прибыль возможно, если выполняются следующие условия:
- срок полезного использования основного средства составляет более 12 месяцев и первоначальная стоимость превышает 40 000 рублей (п. 1 ст. 256 НК РФ);
- автомобиль является имуществом, используемым в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией (п. 1 ст. 257 НК РФ);
- автомобиль в качестве амортизируемого имущества включен в соответствующую амортизационную группу в соответствии со сроком его полезного использования (п. 1 ст. 258 НК РФ);
- автомобиль введен в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ).
Следовательно, если используемый автомобиль соответствует всем указанным критериям, начисленные суммы амортизации организация может признавать в составе расходов, связанных с производством и реализацией, на основании п. 2 ст. 253 НК РФ.
Однако обращаем внимание, что если из путевых листов будет просматриваться использование автомобиля в личных целях руководителя, существует риск, что часть амортизационных отчислений может быть квалифицирована налоговым органом в качестве экономически не обоснованных.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

28 февраля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.