Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Пунктом 3.8 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (письмо Минфина России от 30.08.1993 N 104; далее - Типовые правила) определено, что перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

Согласно п. 4.7 Типовых правил кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

В соответствии с п.п. 3.1 Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от работников, проводится по приходным кассовым ордерам (далее - ПКО). Пунктом 4.1 указанного Положения определено, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится по расходным кассовым ордерам (далее - РКО).

Выдача наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Кроме того, выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 4.4 Положения N 373-П).

Таким образом, организация при выдаче разменных денег кассирам-операционистам должна оформить расходные кассовые ордера, а при приеме (возврате) разменной наличности надо оформить приходные кассовые ордера. При этом рекомендуем на сдачу выручки и разменного фонда составлять отдельные ПКО в целях наиболее наглядного разграничения указанных сумм.

Кроме того, выдача кассирам разменных денег и возврат наличных денег в кассу отражаются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

В рассматриваемом случае не представляется возможным сдавать выручку, а также разменную наличность, принятую кассирами-операционистами, в главную кассу организации в конце рабочего дня (в период с вечера пятницы до утра понедельника).

Вопрос выдачи разменной денежной наличности кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день) действующим законодательством не урегулирован. Из письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947, представляющего собой ответ на аналогичный вопрос налогоплательщика, можно сделать вывод, что специалисты налоговой службы не видят такой возможности. Однако и в данном письме прямого ответа на вопрос не содержится.

Арбитражные суды, как правило, принимают сторону организаций в спорах с налоговыми органами по данному вопросу (смотрите, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2008 N Ф04-881/2008(462-А70-43), ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N Ф07-1021/2010 по делу N А56-24004/2009, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2011 N 08АП-1571/11, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2012 N 13АП-23622/11). В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2011 N 09АП-25372/11 отмечено, что факт передачи разменных денежных средств кассиру подтверждается приказом, РКО, вкладным листом кассовой книги.

В целом анализ арбитражной практики показывает, что налоговыми органами в подобных случаях предъявляются претензии о неполном оприходовании налогоплательщиками полученной выручки. Однако судами данные претензии, как правило, не поддерживаются при условии доказуемости того факта, что находящиеся в кассе, но не учтенные через кассовую машину денежные средства являются разменным фондом.

С учетом изложенного рекомендуем порядок и сроки выдачи разменного фонда кассирам под отчет на выходные дни утвердить приказом руководителя.

Таким образом, выдача организацией разменных денег кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день) может привести к спорам с налоговыми органами, однако организация имеет высокие шансы отстоять свою правоту в суде.

Бухгалтерский учет

Для каждой операционной кассы на счете 50 "Касса" необходимо открыть отдельный субсчет. Соответственно, операции с разменным фондом будут оформлены следующими проводками:

Дебет 50, субсчет "Операционная касса" Кредит 50, субсчет "Касса организации"

- выдан разменный фонд;

Дебет 50, субсчет "Касса организации" Кредит 50, субсчет "Операционная касса"

- возвращен разменный фонд.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Аксенов Михаил

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

29 марта 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.