Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Первичные учетные документы являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете (ст. 313 НК РФ).

Обязанность по ведению бухгалтерского учета Законом N 402-ФЗ возлагается на экономических субъектов, которыми, в частности, являются коммерческие организации (ч. 1 ст. 6 Закона N 402-ФЗ). Отдельные подразделения российских организаций в качестве экономических субъектов в Законе N 402-ФЗ не поименованы (ч. 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ). Осуществлять налоговый учет обязаны лица, являющиеся налогоплательщиками (пп. 3 п. 1 ст. 23 НК РФ). В соответствии со ст. 19 НК РФ налогоплательщиками признаются организации и физические лица, на которых в НК РФ возложена обязанность уплачивать налоги и (или) сборы.

Статьей 48 ГК РФ определено, что организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, признается юридическим лицом. Обособленные подразделения (филиалы, представительства) юридическими лицами не являются (ст. 55 ГК РФ).

Таким образом, обязанность по ведению налогового и бухгалтерского учета возложена именно на организацию (юридическое лицо), а не на ее отдельные подразделения. Непосредственное ведение учета осуществляет главный бухгалтер, иные лица на основании заключенного договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Ведение бухгалтерского учета и хранение документов организуется руководителем организации (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения первичных документов подразделений. Таким образом, первичные документы могут храниться и в подразделениях.

По месту нахождения торговых точек, осуществляющих реализацию алкогольной продукции, в силу п. 2 ст. 16, ст. 26 Федерального закона от 22.11.1995 N 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта и алкогольной продукции" (далее - Закон N 171-ФЗ) должны находиться только сопроводительные документы, удостоверяющие легальность производства и оборота данной продукции. А именно (п. 1 ст. 10.2 Закона N 171-ФЗ):

1) товарно-транспортные накладные;

2) справки, прилагаемые к грузовой таможенной декларации (для импортированных этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции);

3) справки, прилагаемые к товарно-транспортной накладной (для этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, производство которых осуществляется на территории Российской Федерации);

4) уведомления (для этилового спирта (в том числе денатурата) и нефасованной спиртосодержащей продукции с содержанием этилового спирта более 60% объема готовой продукции) (при обороте фасованной алкогольной продукции не требуется);

5) иные документы, связанные с оборотом алкогольной продукции.

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций" (далее - ПБУ 1/2008)).

Следует также иметь в виду, что все первичные документы бухгалтерского и налогового учета подлежат хранению в течение сроков, установленных Законом N 402-ФЗ (ст. 29) и нормами НК РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ).

Общие правила хранения первичных документов определены в некоторых нормативно-правовых актах. Так, например, п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО) установлено, что общество должно хранить первичные документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

11 апреля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.