Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Прежде всего отметим, что в соответствии с требованиями нормативно-правовых документов в казенном учреждении организуется параллельный учет библиотечного фонда:

1) бухгалтерией учреждения ведется бюджетный учет в соответствии с требованиями "Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), и Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н):

- материальных объектов имущества (за исключением периодических изданий), составляющих библиотечный фонд учреждения - на балансовом счете 1 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения" (счете 1 101 47 000 "Библиотечный фонд - предметы лизинга");

- периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда - на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования";

2) сотрудниками библиотеки ведется внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда (индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа и суммарный учет) в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 (далее - Инструкция N 590) и Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.20-2000 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика".

Предметом нашего внимания в рассматриваемом случае является именно бюджетный учет объектов библиотечного фонда*(1).

Итак, к бюджетному учету объекты библиотечного фонда принимаются на основании первичных документов, представленных поставщиками (контрагентами учреждения). Акты о приеме-передаче объектов основных средств при этом не оформляются (п. 6 Инструкции N 162н).

При этом к данным документам может быть приложен экземпляр Акта о приеме документов в библиотеку (приложение N 5 к Инструкции N 590), Акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена (приложение N 11 к Инструкции N 590), оформленного в библиотеке.

Инвентарные номера объектам библиотечного фонда не присваиваются (п. 46 Инструкции N 157н), то есть инвентарные объекты основных средств, как таковые, в библиотечном фонде не выделяются.

Учет объектов библиотечного фонда осуществляется только в денежном выражении общей суммой в открытой для этих целей одной Инвентарной карточке группового учета основных средств (форма 0504032) (смотрите п. 54 Инструкции N 157н; "Методические указания...", утвержденные приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н, далее - Приказ N 173н).

На практике Инвентарных карточек (форма 0504032), открываемых для учета объектов библиотечного фонда, может быть и больше. Например, могут быть открыты отдельные Инвентарные карточки (форма 0504032) по каждой группе объектов (1 101 37 000; 1 101 47 000):

- по две Инвентарных карточки: на объекты стоимостью до 40 000 рублей (начисляется 100% амортизации при выдаче объекта в эксплуатацию) и на объекты стоимостью более 40 000 рублей (амортизация начисляется по рассчитанной норме)*(2);

- учитывая, что требования по начислению амортизации на объекты стоимостью до (свыше) 40 000 рублей распространяются только на объекты, поступающие в учреждение с 1 января 2011 года, еще по две Инвентарных карточки по группам объектов, числящихся в бюджетном учете до 1 января 2011 года (соответственно до 20 000 рублей и свыше 20 000 рублей)*(3).

Выдача в эксплуатацию объектов библиотечного фонда оформляется Требованием-накладной (форма 0315006) (п. 8 Инструкции N 162н).

Именно в этот момент происходит начисление амортизации на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 рублей включительно амортизация в размере 100% балансовой стоимости (п. 92 Инструкции N 157н)*(4).

Выбытие объектов библиотечного фонда оформляется соответствующим актом (в частности, Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (форма 0504144) с приложением списков исключенных объектов библиотечного фонда).

Как и все нефинансовые активы, объекты библиотечного фонда подлежат инвентаризации. Периодичность проведения инвентаризаций объектов библиотечного фонда должна определяться руководителем учреждения с учетом положений письма Минфина России от 04.11.1998 N 16-00-16-198. А поскольку бюджетный учет объектов библиотечного фонда ведется только в денежном выражении, при проведении инвентаризации Инвентарные карточки (форма 0504032) соответствующей комиссией не используются, а необходимые данные для формирования инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) берутся из инвентарных книг и книг суммарного учета фонда, ведущихся в библиотеке в соответствии с Инструкцией N 590.

Учитывая вышеизложенное, а также положения Инструкции N 162н, в рассматриваемой ситуации в бюджетном учете учреждения могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:

1. Дебет КРБ 1 106 31 310 Кредит КРБ 1 302 31 730 (КРБ 1 208 31 660)

- 4230 руб. - на основании документов поставщика (авансового отчета подотчетного лица и первичных оправдательных документов к нему) отражены вложения в объекты библиотечного фонда;

В Инвентарной карточке (форма 0504032) записей не производится;

2. Дебет КРБ 1 101 37 310 Кредит КРБ 1 106 31 310

- объекты библиотечного фонда по сформированной стоимости приняты к учету в составе основных средств.

В Инвентарной карточке (форма 0504032) в таблице 2:

- в графах 2-3 отражены соответствующие реквизиты бухгалтерской записи;

- в графе 4 отражено количество поступивших книг - 50*(5);

- в графе 5 указана сумма 4 230, 00.

Кроме того, следует отразить (скорректировать) данные в графе 2 таблицы 1 (увеличение на 4230 руб.) и графах 10 *(5) и 11 таблицы 2*(6);

3. Дебет КРБ 1 101 37 310 (Склад) Кредит КРБ 1 101 37 310 (Библиотека)

- на основании Требования-накладной (форма 0315006) передача в эксплуатацию объектов отражена как внутреннее перемещение между материально ответственными лицами (например со склада в библиотеку).

Формально положениями Инструкций N 157н, N 162н и Приказа N 173н не предусмотрено ведение учета объектов библиотечного фонда в разрезе мест хранения и материально ответственных лиц (смотрите, в частности п. 54 Инструкции N 157н). В этой связи данная проводка, казалось бы, утрачивает смысл.

Вместе с тем не стоит забывать, что в рамках формирования учетной политики субъектом учета могут утверждаться и требования к структуре аналитического учета (п.п. 3, 6 Инструкции N 157н). Поэтому учетной политикой могут быть предусмотрены различные варианты аналитического учета объектов библиотечного фонда, например:

- в разрезе мест хранения (материально-ответственных лиц);

- в разрезе состояния фондов (на хранении, в эксплуатации);

- в разрезе способов начисления амортизации (описан выше) и т.д.,

либо смешанный способ, при котором до передачи в эксплуатацию объекты библиотечного фонда учитываются в разрезе мест хранения (материально-ответственных лиц), а после выдачи в эксплуатацию (в библиотеку) и учета в инвентарной книге - в разрезе способов начисления амортизации.

В зависимости от выбранного варианта аналитического учета и при наличии нескольких Инвентарных карточек (форма 0504032) отражается выбытие объектов в графах 6-9 таблицы 2 одной карточки ("Склад") и поступление в графах 2-5 таблицы 2 другой карточки ("Библиотека") с отражением (корректировкой) данных в графе 2 таблицы 1 и графах 10 *(5) и 11 таблицы 2*(6) данных карточек;

4. Дебет КРБ 1 401 20 271*(7) Кредит 1 104 37 410

- 4230 руб. - одновременно с выдачей в эксплуатацию начислена 100% амортизация.

Сведения о начисленной амортизации отражаются в графах 10, 11 таблицы 1 карточки ("Библиотека");

5. Операции по приобретению 104 книг на сумму 19 000 руб. будет отражена проводками и записями в Инвентарные карточки (форма 0504032), аналогичными указанным в п.п. 1-4 данного примера;

6. Дебет КРБ 1 104 37 410 Кредит КРБ 1 101 37 410

- 320 руб. - на основании Акта (форма 0504144) списывается 1 книга стоимостью 320 руб. (стоимость по данным внутрибиблиотечного учета).

В Инвентарной карточке (форма 0504032) в таблице 2:

- в графах 6-7 отражены соответствующие реквизиты бухгалтерской записи;

- в графе 8 отражено уменьшение количества книг на 1 единицу*(5);

- в графе 9 указана сумма 320,00.

Кроме того, следует отразить (скорректировать) данные в графе 2 таблицы 1 (уменьшение на 320 руб.) и графах 10 *(5) и 11 таблицы 2*(6).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

22 мая 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Порядок учета периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых госучреждениями для комплектации библиотечных фондов разобран нами в материале:

- Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 23 "Периодические издания для пользования".

*(2) Соответствующие положения целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.

При этом, по нашему мнению, учреждением вполне обоснованно может быть принято решение об открытии отдельной инвентарной карточки на каждый объект библиотечного форда стоимостью свыше 40 000 рублей.

*(3) Смотрите, например, материал:

- Новая методология бухгалтерского учета. Утверждаем рабочий план счетов (С.В. Сивец, "Бюджетный учет", N 3, март 2011 г.).

*(4) На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном Инструкцией N 157н порядке нормами амортизации.

*(5) Обязательное заполнение данного показателя не требуется.

*(6) Выводится новый остаток с учетом поступления (выбытия).

*(7) Возможные варианты корреспонденций по начислению амортизации в рассматриваемом случае приведены нами в Приложении к Путеводителю по бюджетному учету в казенных учреждениях и органах власти. Типовая корреспонденция счетов бюджетного учета в учреждении. Счет 0 104 00 000 "Амортизация".