Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Подписание дубликатов акта оказанных услуг и счета-фактуры новыми руководителем и главным бухгалтером не является нарушением действующего законодательства.

Обоснование вывода:

В настоящее время нормативные акты по бухгалтерскому учету не запрещают организации формировать дубликаты первичных документов с теми же реквизитами, что были указаны в изначально оформленном первичном документе.

Однако бухгалтерское законодательство не определяет понятие дубликата первичного документа, а также не разъясняет механизм его составления.

Согласно п. 2.1. 28 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Таким образом, получается, что в рассматриваемой ситуации покупатель просит Вашу организацию представить ему повторные (не заверенные копии) экземпляры акта оказанных услуг и счета-фактуры.

На сегодняшний день общие требования к первичным документам поименованы в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Так, в соответствии с п.п. 6, 7 части 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в том числе, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как видим, Закон N 402-ФЗ не обязывает подписывать первичный документ именно руководителя и (или) главного бухгалтера. В этой связи мы полагаем, что помимо "новых" руководителя и главного бухгалтера дубликат акта может подписать и другое лицо, ответственное за правильность оформления свершившегося события.

В части выставления дубликата счета-фактуры сообщаем.

НК РФ не содержит такого понятия, как дубликат счета-фактуры.

Из приведенного выше определения дубликата, по нашему мнению, следует, что дубликатом счета-фактуры признается повторно выданный продавцом экземпляр, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу. На практике это может быть оформленный в установленном порядке новый экземпляр счета-фактуры с надписью "Дубликат".

Действующее налоговое законодательство не запрещает выставлять дубликат счета-фактуры.

В силу п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

В таком же порядке подписывается и дубликат, то есть новый экземпляр счета-фактуры. Следовательно, его по общему правилу подписывают занимающие данные должности в настоящее время руководитель и главный бухгалтер. В Вашей ситуации, по нашему мнению, не будет лишним приложить к дубликату счета-фактуры копию заверенного приказа о назначении на должности руководителя и главного бухгалтера.

Однако в письме Минфина России от 08.12.2004 N 03-04-11/217 указывается, что выставление счетов-фактур с датами, не соответствующими фактическим датам их выписки, не допускается. Следовательно, выставление, например, в 2013 году счета-фактуры, датированного 2010 годом, по мнению финансового ведомства, неправомерно. Следует отметить, что ранее налоговые органы придерживались противоположной позиции (письмо Управления МНС по г. Москве от 01.08.2003 N 24-11/42672).

В этой связи у покупателя (заказчика) возникает риск споров с представителями ИФНС на предмет правомерности вычета предъявленного Вашей организацией НДС.

К сожалению, арбитражная практика по вопросу вычета НДС по дубликату крайне обширная и противоречивая.

Так, в ряде случаев судьи придерживаются мнения, согласно которому право на вычет НДС возникает только на основании оригиналов счетов-фактур (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.03.2008 N А19-9152/07-44-Ф02-726/2008, Второго арбитражного апелляционного суда от 16.01.2012 N 02АП-7814/11).

Другие судьи указывают, что действующее законодательство не содержит запрета на оформление новых счетов-фактур либо дубликатов счетов-фактур. Поэтому у налоговых органов не имеется оснований для отказа налогоплательщику в возмещении НДС (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.03.2012 N Ф07-582/12, ФАС Московского округа от 30.08.2011 N Ф05-8262/11, от 20.06.2011 N Ф05-5479/11, от 31.01.2011 N Ф05-15827/2010, Девятого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2012 N 09АП-543/12, от 16.03.2011 N 09АП-2269/11).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

13 июня 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.