Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Операции по принятию к учету материальных запасов должны признаваться в учете по мере поступления соответствующих запасов в бюджетное учреждение на основании документов, оформляемых поставщиками (п.п. 3, 115 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России N 157н, далее - Инструкция N 157н; п. 33 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее - Инструкция N 174н).

Так, при оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях магнитными и чиповыми картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (иным ответственным лицам) при заправке техники.

В составе комплекта таких документов обязательно должны присутствовать чеки контрольно-кассовой техники, в которых может не указываться сумма продажи (покупки), но обязательно должны отражаться сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов (смотрите, в частности, п.п. 1.7, 2.2, 35 "Технических требований..." (Приложение N 3), утвержденных решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Протокол N 14 от 10 ноября 1994 г.); п. 2.7 Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных приказом Минэнерго России от 01.08.2001 N 229; письма Управления МНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 29-12/29514, от 13.02.2004 N 29-12/9543).

Чеки контрольно-кассовой техники, оформляемые на автозаправочных станциях, подтверждают отпуск определенных объемов нефтепродуктов, а также отражение сведений о таких операциях в специализированной электронной системе. На основании подобных документов должны сверяться только количественные показатели - в связи со спецификой функционирования автоматизированных систем на различных АЗС данные о стоимости отгруженных нефтепродуктов, указанные в чеках ККТ, могут не совпадать с условиями поставки, предусмотренными соответствующим договором (контрактом).

Внимание

Помимо чеков контрольно-кассовой техники, выдача которых при заправке техники обязательна, водителям (иным ответственным лицам) могут предоставляться другие отчетные документы, формируемые с использованием специальной автоматизированной системы, эксплуатируемой на конкретной автозаправочной станции. К таким дополнительным документам относится и Отчет по счету топливной карты, в котором приводится информация о совершенных операциях, входящих и исходящих остатках на определенные даты. Если условие об обязательном предоставлении подобных отчетов (иных дополнительных документов) прямо не предусмотрено договором (контрактом), то они предоставляются в порядке, установленном поставщиком топлива. При этом по техническим причинам формирование дополнительных документов на отдельных АЗС одного поставщика может не производиться.

Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени и оформляет единую накладную (счет-фактуру, лимитно-заборную карту и т.д.). В то же время для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления оправдательных документов, подтверждающих получение ими нефтепродуктов - чеков ККТ и иных документов, выданных на АЗС (например, одновременно с путевыми листами).

Такой порядок документооборота позволит оперативно отражать в учете бюджетного учреждения полную и достоверную информацию по поступлению топлива. При этом сводные документы, оформляемые поставщиками, могут использоваться для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения. В тех случаях, когда будут выявлены расхождения с данными сводных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (форма 0315004).

Списание всех видов топлива должно осуществляться исключительно на основании путевых листов, оформленных в установленном порядке (п. 36 Инструкции N 174н). Кроме того, на основании данных документов при осуществлении контрольных мероприятий может определяться служебный характер использования автомобильного транспорта.

Списание топлива производится в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенными в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (носят рекомендательный характер), или же в соответствии с нормами расхода, утвержденными приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

И наконец, остановимся на возможности отражения операций по поступлению топлива только на основании сводных документов, формируемых поставщиком.

Сам по себе способ отражения в учете каких-либо хозяйственных операций на основании сводных учетных документов, составляемых на основании первичных учетных документов, не противоречит требованиям действующих нормативных правовых актов (смотрите, в частности, п. 7 Инструкции N 157н).

Очевидно, что отражение в учете поступления нефтепродуктов на основании сводных документов, оформляемых поставщиками, например, только по итогам месяца, повлечет за собой и необходимость в списании топлива не чаще чем один раз в месяц на основании сводных учетных документов. Однако подобный способ организации бухгалтерского учета не в полной мере соответствует требованиям действующего законодательства - при таком подходе не будет обеспечиваться выполнение требования Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" по своевременному формированию в учете полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет в госучреждении операций при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт.

- Энциклопедия решений. Нормы списания топлива и смазочных материалов, применяемые госучреждениями.

Ответ подготовил:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Пименов Владимир

Ответ прошел контроль качества

24 июня 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.