Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Почетные грамоты, подарочные наборы и иные материальные ценности, приобретаемые бюджетным учреждением за счет статьи 290 "Прочие расходы" КОСГУ в целях награждения (дарения), подлежат учету на забалансовом cчете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (п. 345 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).

Согласно положениям Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), затраты на приобретение подобных материальных ценностей, как правило, списываются в дебет счета 0 401 20 290 "Прочие расходы".

Детальный порядок организации учета материальных ценностей на забалансовом счете 07 бюджетному учреждению желательно определить в локальном стандарте учета (учетной политике).

Так, к учету на забалансовом счете 07 материальные ценности могут приниматься на основании товарно-сопроводительных документов, оформляемых поставщиками (продавцами).

Согласно требованиям п. 345 Инструкции N 157н награды, в том числе грамоты, могут учитываться за балансом в условной оценке: один предмет - один рубль. А вот подарочные наборы необходимо учитывать по стоимости их приобретения.

Списание же объектов, приобретаемых в целях награждения (дарения), может осуществляться на основании первичных учетных документов, разработанных бюджетным учреждением самостоятельно. При этом за основу могут быть взяты следующие унифицированные формы:

- Акт о списании материальных запасов (форма 0504230);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).

Внимание:

Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету бюджетным учреждением (в том числе разрабатываемые учреждением самостоятельно), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (эти требования также "продублированы" в п. 7 Инструкции N 157н).

При выборе документа, с помощью которого будет оформляться передача числящихся на забалансовом счете 07 материальных ценностей, помимо положений Инструкций NN 157н, 174н, необходимо учитывать требования гражданского и налогового законодательства, а также законодательства об уплате страховых взносов.

Документом, разработанным на основе Акта о списании материальных запасов (форма 0504230), может оформляться выдача:

- почетных грамот сотрудникам бюджетного учреждения и физическим лицам, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях;

- подарочных наборов, предоставляемых физическим лицам, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях (если общая стоимость этих наборов, врученных конкретному физическому лицу в течение календарного года, не превышает 4 000 рублей).

Документом, разработанным на основе Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210), желательно оформлять выдачу:

- подарочных наборов, предоставляемых сотрудникам бюджетного учреждения;

- подарочных наборов, предоставляемых физическим лицам, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях (если есть вероятность, что общая стоимость этих наборов, врученных конкретному физическому лицу в течение календарного года, превысит 4 000 рублей).

Приведенные выше рекомендации основаны на следующих нормах НК РФ. Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 НК РФ.

Поэтому стоимость подарочного набора, безвозмездно полученного сотрудником бюджетного учреждения или физическим лицом, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, признается его доходом и облагается НДФЛ.

При вручении грамоты дохода или материальной выгоды у награждаемых не возникает, следовательно, выдача грамот может быть оформлена документом на основе Акта о списании материальных запасов (форма 0504230).

На основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, не превышающая 4000 рублей за налоговый период (год), не подлежит обложению НДФЛ.

То есть бюджетное учреждение обязано исчислить НДФЛ только со стоимости подарочных наборов, превышающей 4000 руб. за год (на каждого одаряемого).

Внимание:

Не подлежат налогообложению подарки, которые получены ветеранами и инвалидами Великой Отечественной войны, вдовами военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, Великой Отечественной войны, войны с Японией, вдовами умерших инвалидов Великой Отечественной войны и бывшими узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто, а также бывшими несовершеннолетними узниками концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, в части, не превышающей 10 000 рублей за налоговый период (год) (п. 33 ст. 217 НК РФ). Со стоимости подарков для этих категорий физических лиц, превышающей 10 000 руб., организация обязана исчислить и удержать НДФЛ.

Таким образом, если есть уверенность, что стоимость вручаемых подарочных наборов не превысит 4000 рублей за год (10 000 рублей для лиц, перечисленных в п. 33 ст. 217 НК РФ), то выдача этих подарков также может быть оформлена документом на основе Акта о списании материальных запасов (форма 0504230).

Если же стоимость подарков окажется выше, то выдачу подарков желательно оформлять документом, разработанным на основе Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).

Помимо перечисленных выше документов при вручении подарочных наборов обязательно оформление договора дарения в письменной форме:

- если подарочные наборы вручаются сотрудникам бюджетного учреждения (независимо от стоимости);

- если подарочные наборы вручаются физическим лицам, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, и стоимость дара превышает 3 000 рублей.

Это обусловлено тем, что если подарочный набор передается сотруднику бюджетного учреждения по договору дарения, заключенному в письменной форме, то независимо от стоимости подарка объекта обложения страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ не возникает, так как его вручение происходит вне рамок трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Если же договор дарения не заключен, то вручение подарочных наборов сотрудникам чревато претензиями контролирующих органов по начислению страховых взносов (письма Минздравсоцразвития России от 12.08.2010 N 2622-19, от 06.08.2010 N 2538-19).

Составление договора дарения с физическими лицами, не состоящими с учреждением в трудовых отношениях, обусловлено требованиями гражданского законодательства. Согласно п. 2 ст. 574 ГК РФ договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в случае, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Бухгалтерские документы в госучреждении;

- Энциклопедия решений. Оформление первичных документов, принимаемых к учету госучреждением.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Пименов Владимир

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

4 июля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.