Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Бюджетное учреждение может передать часть полномочий по ведению бухгалтерского учета своим обособленным подразделениям (смотрите, в частности, ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Передача этих полномочий осуществляется в соответствии с положениями:

- учредительных документов бюджетного учреждения;

- Положения об обособленном подразделении;

- локальных стандартов учета (учетной политики).

Положение об обособленном подразделении и локальные стандарты учета разрабатываются в головной организации. При этом обязательно должно быть обеспечено выполнение требования ч. 6 ст. 13 Закона N 402-ФЗ: бухгалтерская отчетность бюджетного учреждения должна включать показатели деятельности головной организации и всех обособленных подразделений.

Обратите внимание! Головная организация, как правило, предусматривает для обособленного подразделения специальные правила осуществления (согласования) отдельных учетных процедур, формирования первичных учетных документов, обмена документами. Помимо этих специальных правил обособленное подразделение обязательно должно руководствоваться всеми положениями учетной политики, являющимися общими как для головной организации, так и для всех ее обособленных подразделений (ч. 13 ст. 21 Закона N 402-ФЗ).

Далее остановимся на нескольких существенных вопросах организации бухгалтерского учета и документооборота, которые обязательно должны быть урегулированы в рассматриваемой ситуации Вашим бюджетным учреждением.

1. Передачу автотранспортных средств необходимо оформить Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма 0306001) (смотрите, в частности, абзац восьмой п. 9, абзац шестой п. 12 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее - Инструкция N 174н). Данный Акт может утверждаться с одной стороны руководителем бюджетного учреждения, а с другой - руководителем обособленного подразделения. В состав Комиссии по приему-передаче автотранспортных средств желательно включить как работников головной организации, так и сотрудников обособленного подразделения. Целесообразно также, чтобы в состав этой комиссии входили сотрудники, обладающие специальными знаниями (навыками), необходимыми для приемки автотранспортных средств (техники, инженеры и т.п.).

В Акте (форма 0306001) (на 3-ей странице) обязательно должен быть зафиксирован факт передачи автотранспортного средства от ответственного сотрудника головного учреждения и факт приемки этого имущества ответственным работником обособленного подразделения (передачи его на ответственное хранение).

2. Помимо отметки об оприходовании поступившего автотранспортного средства, которая должна быть сделана главным бухгалтером обособленного подразделения в Акте (форма 0306001), головной организацией при передаче автотранспортного средства может оформляться Извещение (форма 0504805) (п.п. 9, 12, 27, 28, 142, 143 Инструкции N 174н). Руководитель и главный бухгалтер обособленного подразделения должны заполнить "свою часть" Извещения (форма 0504805) и обеспечить его передачу в головную организацию в порядке, предусмотренном Графиком документооборота, утвержденным в составе учетной политики бюджетного учреждения.

Истребование от обособленного подразделения оформленного в установленном порядке Извещения (форма 0504805) позволяет головной организации контролировать соблюдение обособленным подразделением сроков и порядка оприходования полученных основных средств (в том числе корректность применяемых обособленным подразделением корреспонденций).

3. Согласно положениям учетной политики Инвентарная карточка учета основных средств (форма 0504031), которая велась по передаваемому основному средству в головной организации, может быть передана для организации дальнейшего учета данного объекта в обособленное подразделение.

В то же время не может быть признано в качестве грубого нарушения правил бухгалтерского учета и решение, в соответствии с которым в обособленном подразделении на основное средство, полученное от головной организации, открывается новая Инвентарная карточка учета основных средств (форма 0504031).

4. Согласно действующему гражданскому законодательству право оперативного управления на автотранспортные средства, передаваемые в обособленное подразделение, принадлежит бюджетному учреждению в целом. В этой связи многие документы, которые так или иначе связаны с приобретением и эксплуатацией передаваемой техники, могут храниться в головной организации.

Тем не менее, если эксплуатация автотранспортных средств планируется только через обособленное подразделение, в это обособленное подразделение желательно передать как можно больше информации, необходимой для правильной эксплуатации автотранспортных средств, организации достоверного бухгалтерского учета самого автомобиля и расходов по его эксплуатации. С этой целью в обособленное подразделение могут передаваться, в частности, следующие документы (копии документов):

1) копии накладных, счетов-фактур, товарно-транспортных и иных документов, оформленных поставщиком при приобретении головной организацией автотранспортных средств;

2) копии документов, которые оформлялись при дооборудовании, модернизации переданного имущества;

3) копии документов, оформленных в связи с прохождением автотранспортным средством технического осмотра, обслуживания и ремонта;

4) копии первичных документов, на основании которых осуществлялся учет на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" по данному основному средству;

5) техническая документация.

5. Головная организация может разработать отдельное Положение, в котором будут определены специальные требования к порядку эксплуатации, ремонта и списания автотранспортных средств, переданных в обособленное подразделение. Такое Положение может предусматривать, в том числе, и требования по предоставлению обособленным подразделением специальных Отчетов, содержащих информацию об эксплуатации автотранспорта и соответствующих расходах.

6. При передаче автотранспортных средств в регистрах учета головной организации согласно требованиям п.п. 12, 28, 142, 143 Инструкции N 174н должны быть сделаны следующие бухгалтерские записи (в учете обособленного подразделения отражаются "обратные" проводки):

Дебет 0 304 04 310 Кредит 0 101 25 410 (0 101 35 410, 0 101 45 410)

- автотранспортное средство передано от головной организации обособленному подразделению (по первоначальной (балансовой) стоимости);

Дебет 0 104 25 410 (0 104 35 410, 0 104 45 410) Кредит 0 304 04 310

- передана сумма начисленной амортизации.

В дальнейшем амортизация начисляется обособленным подразделением.

Расчеты, произведенные с использованием счета 0 304 04 000, учитываются головной организацией при консолидации расчетов в ходе составления бухгалтерской отчетности. Таким образом, отражение в учете головной организации и ее обособленного подразделения операции по передаче автотранспортного средства не повлияет на общий финансовый результат субъекта учета (бюджетного учреждения), показатели баланса по разделу "Нефинансовые активы" также не изменятся.

7. После передачи автотранспортного средства данные по нему будут отражаться в отчетности бюджетного учреждения на основании показателей отчетности обособленного подразделения. В то же время по решению руководителя бюджетного учреждения в головной организации может быть организован оперативный учет переданного имущества.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Внутриведомственные расчеты госучреждения. Счет 304 04;

- Энциклопедия решений. Первичные документы, применяемые в госучреждении при выдаче в эксплуатацию и выбытии основных средств.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Пименов Владимир

Ответ прошел контроль качества

8 июля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.