Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. В то же время действующее законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательно в отношении некоторых категорий сотрудников, например, государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Поскольку в данном случае сотрудники открытого акционерного общества не относятся к такой категории лиц, ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению. Работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения и использования персональных данных работников.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). По сути, это любые сведения, с помощью которых можно определить (идентифицировать) субъекта персональных данных, что в полной мере согласуется с положениями ст. 2 Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, заключенной государствами - членами Совета Европы 28.01.1981.

Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

По общему правилу обработка персональных данных может осуществляться с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ), а в отсутствие такого согласия - только в случаях, предусмотренных п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ, в частности, если обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Поскольку работодателя и работника связывает трудовой договор (часть первая ст. 16 ТК РФ, часть первая ст. 56 ТК РФ), то для обработки персональных данных, необходимых для исполнения работодателем своих обязанностей по трудовому договору, согласие работника не требуется.

При этом работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Как следует из разъяснений Роскомнадзора РФ от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве", обработка персональных данных близких родственников работника допускается без их согласия и согласия самого работника в объеме, предусмотренном личной карточкой работника по форме N Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1, а также в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат). В иных случаях получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных (п. 2 Разъяснений).

Поэтому если сведения о составе семьи работника (например, о наличии несовершеннолетних детей или супруга-военнослужащего) необходимы работодателю для исполнения трудового договора (например, предоставления налоговых вычетов или отпуска одновременно с отпуском супруга), работодателю необязательно исключать их из личной карточки работника и других документов, имеющихся в его личном деле.

Согласно ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами. Поскольку национальность работника не влияет на характер трудовых отношений между работником и работодателем, с ней не связано (то есть сведения о национальности работника в настоящее время не могут понадобиться работодателю в целях исполнения трудового договора ни в каком случае), их следует исключить из имеющихся у работодателя документов, содержащих персональные данные работника. Порядок исключения работодатель вправе определить самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте, регулирующем порядок обработки персональных данных работников организации (ст. 18.1 Закона N 152-ФЗ).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Мазухина Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

17 июля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.