Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

1. Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. В то же время действующее законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательно в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Поскольку в данном случае сотрудники бюджетного учреждения не относятся к такой категории лиц, ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению, однако с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения и использования персональных данных работников.

2. В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Как видно, законодатель в данной норме не дефиницирует термин "документы, связанные с работой", приводя лишь открытый их перечень. Как было отмечено в справке Липецкого областного суда по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, перечень документов, которые обязан выдать работодатель, не ограничен и главное обстоятельство, которое должно учитываться и проверяться судом при рассмотрении таких дел, - это то, что истребуемые документы связаны с работой данного работника у указанного работодателя.

Так, в судебной практике имеется точка зрения, согласно которой ст. 62 ТК РФ является основанием предоставления работнику служебной характеристики (смотрите, например, кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 18 января 2012 г. N 33-410).

В ряде случаев судебная практика исходит из того, что ст. 62 ТК РФ распространяется лишь на те документы, которые содержат сведения, связанные с работой конкретного работника, и не является основанием для предоставления документов, касающихся работы других работников или деятельности работодателя в целом (смотрите, например, определения Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 17.02.2012 N 33-3019/2012, от 20.06.2011 по делу N 33-18698, постановление президиума Московского областного суда от 08.02.2012 по делу N 44г-24/12, определение Московского городского суда от 25.11.2010 по делу N 4г/8-10206/10).

Вместе с тем существует точка зрения, что работодатель обязан предоставить работнику на основании ст. 62 ТК РФ также копии тех документов, которые хотя и не содержат сведений о работе конкретного работника, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности. В частности, к таким документам практика иногда относит коллективный договор (смотрите, например, определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 24 августа 2011 г. N 33-25677, кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 21 сентября 2010 г. N 33-29697).

Отметим также, что, на наш взгляд, наличие свободного доступа к тому или иному документу не избавляет работодателя от обязанности выдать работнику по его просьбе копию этого документа (смотрите, например, решение Железнодорожного районного суда г. Екатеринбурга от 25 января 2012 г. по делу N 2-103/2012).

Таким образом, из всех указанных в вопросе копий документов работодатель совершенно точно обязан предоставить из личного дела копию приказа о приеме на работу и копии приказов о переводах на другую работу, поскольку это прямо предусмотрено ст. 62 ТК РФ.

С учетом изложенного однозначно ответить на вопрос о том, обязан ли работодатель предоставлять работнику другие указанные в вопросе документы, не представляется возможным, поскольку до настоящего момента судами не выработано какого-либо системного подхода к определению критериев, с учетом которых устанавливается обязанность работодателя выдать работнику копии тех или иных документов. В случае возникновения спора этот вопрос будет разрешен судом с учетом фактических обстоятельств дела.

На наш взгляд, в условиях такой правовой неопределенности работодателю, по возможности, следует удовлетворять просьбы работников о предоставлении тех или иных документов, даже если они имеют лишь косвенное отношение к их работе.

В то же время нельзя забывать, что на основании части первой ст. 88 ТК РФ работодатель не имеет права представлять документы, содержащие персональные данные работника, без его письменного согласия третьей стороне, в том числе другому работнику. Таким образом, если работник запрашивает документы, содержащие в том числе информацию о других работниках (например приказ о премировании работников), то работодатель вправе предоставить лишь выписку из этого документа, содержащую информацию, относящуюся конкретно к этому работнику, или обезличенную информацию, относящуюся ко всем работникам организации в целом или к некоторой группе работников, включающей в себя работника, обратившегося с просьбой о выдаче копий документов.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Наумчик Иван

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

7 августа 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.