Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При списании выявленной задолженности следует применить общий порядок списания кредиторской задолженности с истекшим сроком давности.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок суммы отражаются по дебету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по депонированным суммам").

Срок для списания депонированной заработной платы со счетов бухгалтерского учета - три года с момента ее депонирования, списание депонированной заработной платы с истекшим сроком давности производится на основании акта инвентаризации и приказа (распоряжения) руководителя организации.

Обоснование вывода:

Сроки выплаты заработной платы определяют соглашением между администрацией и работниками организации и фиксируют в трудовом договоре.

Операции с наличными денежными средствами регулируются, в частности, Положением ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Положение) и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок).

Так, в п. 2.5 Положения указано, что в кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

В свою очередь, п. 2.6 Положения определяет, что предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе. В указанном пункте также говорится, что предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков. Аналогичная норма содержится и в п. 6 Порядка.

Вместе с тем следует учитывать, что согласно п. 18 Порядка по истечении 3 дней (для предприятий, не расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) кассир должен:
- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N ____________".

При этом в п. 18 Порядка прописано, что "депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер".

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, не выплаченные на конец года, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2 000 N 94н (далее - План счетов), на субсчете 76-4 "Расчеты по депонированным суммам" учитываются расчеты с работниками организации по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей). Депонированные суммы отражаются по кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При выплате этих сумм получателю делается запись по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и кредиту счетов учета денежных средств.

Операции отражаются проводками:
Дебет 70 Кредит 76-4
- депонирована не полученная работниками заработная плата;
Дебет 51 Кредит 50-1
- депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.
При выдаче депонированной заработной платы в учете делают записи:
Дебет 50-1 Кредит 51
- получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
Дебет 76-4 Кредит 50-1
- депонированная заработная плата выдана работникам.

Согласно п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) суммы депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации.

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Для оформления результатов инвентаризации кредиторской задолженности используется акт по форме N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Приказ (распоряжения) руководителя организации о списании по результатам инвентаризации сумм депонентской задолженности, срок исковой давности по которым истек, организация составляет в произвольной форме.

На депонированную заработную плату распространяется общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, который составляет 3 года.

Списание сумм депонентской задолженности, срок исковой давности по которой истек, отражается в бухгалтерском учете записью:
Дебет 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам" Кредит 91, субсчет "Прочие доходы"
- списана сумма депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Отсчет срока исковой давности начинается с момента депонирования заработной платы.

В Вашей ситуации задолженность по заработной плате не была своевременно депонирована на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и продолжает учитываться на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

По нашему мнению, при ее списании следует применить общий порядок списания кредиторской задолженности с истекшим сроком давности.

Порядок списания кредиторской задолженности в бухгалтерском учете организации регулируется ПБУ 9/99 "Доходы организации". Так, на основании п.п. 8, 10.4 ПБУ 9/99 сумма кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, является внереализационным доходом и включается в доход организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в учете.

Согласно Плану счетов для обобщения информации о прочих доходах предусмотрен счет 91, субсчет "Прочие доходы".

Списание сумм кредиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек, отражается в бухгалтерском учете записью: Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 91, субсчет "Прочие доходы"
- списана в состав доходов сумма кредиторской задолженности с истекшим сроком давности.

К сведению:

Сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли в связи с истечением срока исковой давности, установленного ст. 196 ГК РФ, т.е. если заработная плата не была востребована работником в течение трех лет (п. 18 ст. 250 НК РФ, письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161, от 23.12.2009 N 03-03-06/1/823, письмо Федеральной налоговой службы от 06.10.2009 N 3-2-06/109).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мойтак Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена