Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

При этом необходимо отметить, что Закон N 63-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи (ст. 5):

- простая электронная подпись (электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом);

- неквалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи);

- квалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Положениями части 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

С 1 января 2013 года требования к документам бухгалтерского учета, а также виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами (пп. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), которые в настоящее время не утверждены.

При этом стоит отметить, что согласно положениям п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В то же время на основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Представители финансового ведомства соглашаются с тем, что первичный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу подписанному на бумажном носителе собственноручной подписью (смотрите письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 12.04.2013 N 03-03-07/12250).

Информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только после того, как в НК РФ или законодательстве о бухгалтерском учете появятся необходимые нормы. Так как в настоящее время соответствующих положений в законодательстве не содержится, электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, не подтверждает расходы ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете (смотрите письма Минфина России от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710, от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67).

Таким образом, при соблюдении указанных выше требований первичные учетные документы, надлежащим образом оформленные и подписанные с помощью электронной цифровой подписи (квалифицированной электронной подписью), являются первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета, чего нельзя сказать о документах, подписанных простой или неквалифицированной электронной подписью.

Согласно позиции представителей налоговых органов, если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью в соответствии с требованиями ст. 6 Закона N 63-ФЗ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (смотрите письмо ФНС России от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@).

Что касается соглашения между участниками электронного взаимодействия, полагаем можно воспользоваться рекомендациями, изложенными в письме Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26. Однако обращаем Ваше внимание на то, что речь в последнем письме идет об обмене электронными счетами-фактурами. Рекомендаций по обмену первичных учетных документов нам обнаружить не удалось.

В заключение отметим, что, несмотря на то, что в Законе N 63-ФЗ не сказано об электронных подписях конкретно руководителя, полагаем, что все нормы, установленные данным законом, распространяются и на них.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

3 сентября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.