Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация обязана хранить лицевые счета своих работников унифицированных форм Т-54, Т-54 (свт) в течение 75 лет.

Обоснование вывода:

Как вы верно отметили, Пенсионный фонд РФ обладает сведениями о заработке работников, содержащимися в индивидуальных лицевых счетах, открытыми им (ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"), а Перечень документов, необходимых для установления трудовой пенсии, утвержденный постановлением Минтруда РФ и ПФР от 27.02.2002 N 16/19па, требует прикладывать к заявлению гражданина, обращающегося за назначением пенсии, только документы о среднемесячном заработке за 2000-2001 годы или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности (п. 2 Перечня).

Обязанность по предоставлению гражданином, обратившимся за назначением трудовой пенсии по старости, справки от работодателя о заработной плате за период после 1 января 2002 (после регистрации застрахованного лица в системе государственного пенсионного страхования) законодательством не установлена. Однако на практике нередко возникают случаи, когда работник обращается к работодателю с просьбой об оформлении такой справки за период после 1 января 2002. В этой связи у работодателя может возникнуть необходимость использовать информацию, содержащуюся в документах бухгалтерского и кадрового учета, позволяющих достоверно установить индивидуальный размер заработной платы за тот или иной период работы у данного работодателя, в лицевых счетах.

Унифицированные формы N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)" являются первичными учетными документами по оплате труда, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - постановление N 1). Указанные формы применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением N 1).

Сроки хранения первичных учетных документов регламентированы Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (ч. 3 ст. 29 Закон N 402-ФЗ).

Однако, по нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные Законом N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, а именно расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53). Соответственно, на прочие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1, в том числе на формы N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", требования ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ не распространяются.

Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ), пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1).

Согласно статье 316 Перечня выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов должны храниться в течение 5 лет. Лицевые карточки и счета работников должны храниться в течение 75 лет (статья 413 Перечня). Обратите внимание, что аналогичные сроки хранения лицевых счетов работников содержались в статье 153 документа - предшественника - Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000.

Возможность хранения указанных документов организациями менее 75 лет положениями Законом N 125-ФЗ и Перечня не предусмотрена, что означает, что установление организацией в локальных нормативных актах либо иным способом сроков хранения графиков учета рабочего времени, меньших по продолжительности, чем указанные в Перечне, недопустимо. За нарушение правил, в том числе сроков, хранения архивных документов статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

Кроме того, хранение графиков учета рабочего времени менее установленных нормативно сроков означает невозможность представления их заверенных копий по заявлению работника, а следовательно, нарушение организацией положений ст. 62 ТК РФ. А в силу ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Таким образом, лицевые счета унифицированных форм Т-54, Т-54 (свт) организация обязана хранить в течение 75 лет.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Чашина Татьяна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

4 сентября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 признан не противоречащим действующему законодательству в части, в которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.