Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Унифицированные формы Т-60 "записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", Т-61 "записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" организация обязана хранить в течение 75 лет, при этом допустимо хранение указанных документов в электронном виде.

Обоснование вывода:

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61), а также указания по заполнению данных документов (далее - Указания) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1). В соответствии с Указаниями форма N Т-60 применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, иначе говоря, для выплаты отпускных.

Форма N Т-61 применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Данная форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Обе формы предполагаются быть подписанными личной подписью в первом случае - работника кадровой службы, во втором - бухгалтера, при этом Указания не регламентируют, в какой форме должны составлять указанные документы - бумажной или электронной.

Правила хранения первичных учетных документов регламентированы Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). При этом, по-нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные Законом N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1), которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств: расчетно-платежную ведомость (форма N Т-49), расчетную ведомость (форма N Т-51), платежную ведомость (форма N Т-53).

Соответственно, на прочие документы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1, в том числе на формы N Т-60, Т-61, требования ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ не распространяются.

Обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, правила и сроки их хранения установлены Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (далее - Закон N 125-ФЗ). Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ, пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406). Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1).

Согласно п. 19 Перечня в течение 75 лет должны храниться документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним, в том числе по личному составу (также оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком), в том числе о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением. К данной категории документов относится отметка "ЭПК", которая означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Возможность хранения указанных документов организациями менее 75 лет положениями Законом N 125-ФЗ и Перечня не предусмотрена, что означает, что установление организацией в локальных нормативных актах либо иным способом сроков хранения графиков учета рабочего времени, меньших по продолжительности, чем указанные в Перечне, недопустимо*(2). Таким образом, записки-расчеты унифицированных форм Т-60, Т-61 организация обязана хранить в течение 75 лет.

Следует отметить, что сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной.

Хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе.

Пунктом 2 этой же статьи предусматривается также, что документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Таким образом, поскольку законодательством не установлено иного, по нашему мнению, первичные документы, в том числе формы Т-60 "записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", Т-61 "записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", могут составляться в электронном виде и храниться на машинных носителях информации. При этом они должны быть заверены ЭЦП уполномоченных лиц в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Чашина Татьяна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

18 сентября 2013 г.

*(1) Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 признан не противоречащим действующему законодательству в части, в которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

*(2) За нарушение правил, в том числе сроков хранения архивных документов, статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.