Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Требование руководителя централизованной бухгалтерии о предоставлении заявления (служебной записки) и дефектной ведомости о замене, заправке картриджей на принтерах в учреждении, запасных частей на автомобили в качестве основания для оплаты этих услуг является правомерным.

Обоснование вывода:

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых, в данном случае, в централизованной бухгалтерии ведется бухгалтерский учет. Напомним, что первичные документы обязательно должны содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н).

В целях обеспечения работы централизованной бухгалтерии и единообразия учета целесообразно утвердить пакет локальных документов, регламентирующих порядок проведения основных учетных процедур. Также следует согласовать порядок предоставления документов для оплаты товаров (работ, услуг), подлежащих проверке по форме, полноте и правильности оформления документов, по содержанию, законности документированных операций.

В рассматриваемой ситуации запрос централизованной бухгалтерией дефектных ведомостей может быть обоснован необходимостью контроля за эффективным расходованием денежных средств.

Унифицированная форма дефектной ведомости не утверждена, поэтому ее форма разрабатывается централизованной бухгалтерией или учреждением самостоятельно.

Дефектная ведомость должна содержать информацию о выявленных неполадках имущества, неисправных деталях, а также рекомендации по устранению неисправностей (ремонту).

Дефектная ведомость составляется компетентными лицами (заведующим гаражом, главным инженером, начальником АХО) и утверждается руководителем либо уполномоченным лицом.

Поскольку у учреждения могут быть разные группы основных средств, допустимо и даже желательно оформлять разные формы дефектных ведомостей: для автомобиля - одна, для оргтехники - другая, для недвижимости - третья.

Кроме того, дефектная ведомость нужна и по другим причинам:

- для контроля за состоянием объекта;

- для предоставления доказательств целесообразности расходования средств в случае возникновения вопросов у проверяющих органов;

- для определения масштаба работ. Подробное описание дефектов и работ в ведомости позволит, например, определить, будет ли это просто ремонт, или же модернизация объекта.

Рекомендуем дополнительно ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Бухгалтерские документы в госучреждении;

- Энциклопедия решений. Формируем учетную политику госучреждения для целей бухгалтерского учета;

- Энциклопедия решений. Учетная политика госучреждения.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Жиркова Ирина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

4 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.