Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Так, если к оформлению расходного кассового ордера и авансового отчете претензий нет, то нет оснований указанную комплектацию первичных документов квалифицировать как нарушение кассовой дисциплины.

Комплектация кассовой книги с Отчетом кассира нарушает порядок ведения кассовой книги и должна быть квалифицирована как нарушение кассовой дисциплины даже в том случае, если к оформлению каждого документа по отдельности претензий нет.

Обоснование вывода:

Кассовая дисциплина

Под кассовой дисциплиной понимают выполнение предприятиями, организациями, учреждениями правил совершения операций с наличными деньгами.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - Порядок) утвержден решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 N 40.

Все нарушения, выявляемые в ходе проверки ведения кассовых операций, можно разделить на две группы:
- грубые (злостные) нарушения, за совершение которых предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафных санкций на должностных лиц и организацию в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ;
- малозначительные нарушения, которые могут также указываться в акте проверки, но за совершение которых административная ответственность законодательством не установлена.

Под грубым нарушением кассовой дисциплины (нарушение работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций) на основании ст. 15.1 КоАП РФ подразумевается:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;
- неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
- несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;
- накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Таким образом, перечень нарушений, предусмотренный ст. 15.1 КоАП, ограничен и не подразумевает расширительного толкования.

Все остальные отклонения в ведении кассовых операциях, противоречащие Порядку, относятся к малозначительным нарушениям. К ним можно отнести, например: - хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации (п. 30 Порядка); - отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром (п. 32 Порядка); - различные нарушения, связанные с ненадлежащим оформлением первичных учетных документов, такие как применение неунифицированных форм, не регламентированных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (п.п. 3, 12 Порядка), наличие исправлений в кассовых ордерах (п. 19 Порядка), наличие подчисток и неоговоренных исправлений в кассовой книге (п. 23 Порядка) и т.д.

Рассмотрим с данной точки зрения, можно ли указанный в условиях вопроса порядок комплектации кассовых документов квалифицировать как нарушение кассовой дисциплины.

1. Форма авансового отчета N АО-1, а также указания по его заполнению (далее - Указания) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

К отчету сотрудник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

В соответствии с Указаниями перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета.

Таким образом, к авансовому отчету должны быть приложены именно те документы, которые подтверждают расходы, произведенные подотчетным лицом.

Расходный кассовый ордер (РКО) является первичным документом, унифицированная форма N КО-2 и указания по заполнению которого утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (далее - Указания). РКО оформляется выдача наличных денег под отчет из касс предприятий.

Связь между двумя указанными документами авансовым отчетом и РКО наблюдается только в том случае, когда основанием выдачи денежной суммы из кассы служит отчет подотчетного лица, а это происходит только при погашении перерасхода по авансовому отчету (т.е. когда по строке "Основание" в РКО указано: "Погашении перерасхода по авансовому отчету N ... от ...").

Отметим, что по общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например те же авансовые отчеты), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Конечно, на практике каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к платежным документам.

Однако, если к РКО подшивать документ, указанный по строке "Основание", то, следуя той же логике, авансовый отчет, по которому выявляется остаток неизрасходованных средств, следует подшивать к приходному кассовому ордеру (ПКО). При этом возникнет вопрос, а к какому документу подшивать авансовый ответ, по которому не выявляется остаток или перерасход?

Обращаем внимание, что первичные документы, являющиеся основанием для получения или выдачи денежных средств (ПКО и РКО, платежные ведомости и другие), должны прилагаться к Отчету кассира. Следовательно, все приложения к РКО также попадают в комплектацию с Отчетом кассира.

Иными словами, по нашему мнению, такие первичные документы бухгалтерского учета, как РКО и авансовые отчеты, подтверждающие различающиеся хозяйственные операции (движение денежных средств через кассу организации и признание расходов подотчетного лица), целесообразнее хранить

в самостоятельных регистрах учета, а не подшивать друг к другу.

Однако п. 19 Порядка допускает приложение документов к ПКО и РКО. То есть само по себе приложение к РКО авансового отчета, соответствующего выдаче денежных средств, не противоречит положениям Порядка.

Таким образом, если к оформлению указанных документов претензий нет, то такую комплектацию первичных документов, по нашему мнению, нельзя квалифицировать как нарушение кассовой дисциплины.

2. Кассовая книга (форма N КО-4) является регистром учета кассовых операций и предназначена для учета поступлений и выдачи наличных денежных средств, находящихся в кассе организации.

В соответствии с п. 22 Порядка все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей, разделенных линией отреза. Первый лист (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр. Второй лист (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной под копирку. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывается кассиром и бухгалтером. Второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, служащий Отчетом кассира, отрезается и передается в бухгалтерию с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (п. 24 Порядка).

Таким образом, кассовая книга и отчет кассира по окончанию рабочего дня представляют собой самостоятельные документы, места хранения различны (один - хранится у кассира в кассе, другой - в бухгалтерии).

Хранение обоих документов сшитыми в одном месте противоречит п. 29 Порядка, согласно которому касса - изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Таким образом, такая комплектация указанных документов, по нашему мнению, должна быть квалифицирована как нарушение кассовой дисциплины даже в том случае, если к оформлению каждого документа по отдельности претензий нет.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей