Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Первичные документы

Все формы первичных учетных документов утверждаются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм можно воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Работники, получившие подотчетные средства, обязаны составить авансовые отчеты. За основу может быть принята форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6).

Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).

В рассматриваемой ситуации оплата за проживание в гостинице за всех командированных работников произведена одним из сотрудников с его личной банковской карты.

Российское законодательство не содержит запрета на выдачу денежных средств на оплату проживания в период нахождения в командировке ответственному лицу.

Поэтому полагаем, что такая форма выдачи средств на командировку группы сотрудников может быть предусмотрена локальным нормативным актом организации (например Положением о командировках).

При этом выдача денежных средств для оплаты проживания в гостинице ответственному лицу будет обоснованной, например, в том случае, если предполагается централизованная оплата проживания (будут оформляться один проездной документ, один счет гостиницы и т.д.).

Полагаем, что решение о назначении ответственного лица должно быть оформлено приказом руководителя. Унифицированной формы такого приказа не существует.

По нашему мнению, в данном приказе должны быть указаны фамилия, имя и отчество ответственного лица, сроки и пункт назначения командировки, а также то, что на данное лицо возложена ответственность за своевременную оплату услуг проживания.

Для документального подтверждения расходов на проживание в данной ситуации к авансовому отчету ответственного сотрудника, по нашему мнению, должны быть приложены счета из гостиницы и документ об оплате. Для подтверждения оплаты можно порекомендовать работнику затребовать выписку из банка за тот период, когда произведена оплата за гостиницу.

Также во избежание переквалификации подотчетных сумм, перечисленных на карты работников, в их доходы при использовании безналичного метода выдачи подотчетных средств рекомендуется:

- издать приказ руководителя, предусматривающий возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами;

- утвердить перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться подотчетные средства;

- получить письменные согласия сотрудников на расчеты по подотчетным суммам с использованием их банковских карт.

Напомним, что в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), говорится, что первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таким образом, все прилагаемые командированным сотрудником первичные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. При этом организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык (письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 5 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (далее - ПБУ 3/2006) пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБ РФ.

Согласно п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и п. 6 ПБУ 3/2006 записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции.

Датой совершения операции в иностранной валюте по расходам, связанным с командировками, согласно Приложению к ПБУ 3/2006 признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, для целей бухгалтерского учета командировочные расходы, осуществленные сотрудником в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

В рассматриваемой ситуации для командировок на территории иностранных государств локальным нормативным актом организации суточные определены в иностранной валюте. При этом организация выдала работникам, командированным в иностранное государство, аванс в рублях.

Соответственно, предполагалось, что работникам придется совершать операции по обмену валюты. Следовательно, организация должна компенсировать работникам расходы, понесенные в связи с обменом валют. При этом работники должны представить документы, подтверждающие курсы, по которым производились обмены валют (например, квитанции обменных пунктов, чеки из банкоматов).

Разницы, возникающие из-за обмена валют, относятся на прочие расходы или доходы организации.

Обратите внимание, что данные разницы - это финансовый результат от операций с иностранной валютой, который, в соответствии с п. 21 ПБУ 3/2006, учитывается отдельно от курсовых разниц.

Курсовой разницей в соответствии с п. 3 ПБУ 3/2006 признается разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода.

Иными словами, курсовая разница образуется вследствие изменения курса иностранной валюты.

При возникновении разницы между курсом иностранной валюты, когда работники приобретали валюту для дополнительных расходов, оплачивали услуги по проживанию в гостинице, и курсом этих валют Центрального банка РФ на дату признания командировочных расходов не возникает курсовой разницы, учитываемой в соответствии с ПБУ 3/2006.

Здесь, по нашему мнению (с учётом п. 21 ПБУ 3/2006), возникают не расходы, связанные с изменением курса иностранной валюты, а расходы, связанные с обменом валюты, которые организация может учесть в составе прочих расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Размер таких расходов определяется расчетным путем на основании справки о покупке валюты или выписки банка (в случае оплаты банковской картой) и курса ЦБР, действующего на дату утверждения авансового отчета.

В рассматриваемой ситуации сотрудниками организации документы на покупку валюты для осуществления дополнительных расходов (суточных) в бухгалтерию организации не предоставлены. Следовательно, расходы, связанные с обменом валюты, при отражении в учете суточных не возникают.

За проживание сотрудников в гостинице оплачено с банковской карты одного из сотрудников по курсу на день оплаты.

Выписка банка, в котором открыт личный счет сотрудника, в этом случае является первичным документом, на основании которого и будет отражаться расход, связанный с обменом валюты, в учете.

В данном случае расход, связанный с обменом валюты будет равен разнице между суммой, указанной в банковской выписке, и суммой пересчета фактических расходов в рубли на дату утверждения авансового отчета.

Расчет расхода, в свою очередь, следует оформить бухгалтерской справкой.

К сведению:

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета. Для метода начисления это прямо указано в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Пункт 10 ст. 272 НК РФ требует, чтобы для целей налогообложения расходы, выраженные в иностранной валюте, были пересчитаны в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на день признания расхода.

Таким образом, в налоговом учете организация отразит в расходах те же суммы, что и в бухгалтерском.

Разницы, возникающие из-за обмена валют, организация учитывает во внереализационных доходах или расходах.

Обратите внимание, что, как и в бухгалтерском учете, для целей налогообложения такие разницы не являются курсовыми. Они являются финансовым результатом по операциям с иностранной валютой. В налоговом учете отклонение курса обмена валюты включают в состав внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ), уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Рекомендуем ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

20 ноября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.