Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок временного характера, ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие следует закрепить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте" месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться только для работников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.

Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения.

Таким образом, для документального подтверждения расходов на оплату проездных билетов для сотрудников, работа которых имеет разъездной характер, необходимо выполнение следующих условий:

1. Наличие локального нормативного акта (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективного договора, в котором определяются:

- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер;

- размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности;

- порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;

2. Наличие в трудовых договорах с сотрудниками, которым выплачивается компенсация за проездные билеты (или которым предоставляются проездные билеты), пункта о разъездном характере работы, размере и порядке возмещения стоимости (или предоставления) проездных билетов. Внести такое дополнение в трудовые договоры можно в виде дополнительных соглашений или приложений к договорам (ст. 57 ТК РФ);

3. Наличие документов, подтверждающих стоимость приобретенных проездных билетов (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153).

Расходы работника на проезд городским транспортом могут возмещаться следующим образом:

- выдача наличных денежных средств (компенсация расходов);

- выдача проездных документов на проезд в городском транспорте.

От того, каким образом будет происходить возмещение расходов на проезд в городском транспорте, зависит отражение расходов в бухгалтерском учете (п. 256 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н):

- учет расчетов по выплате компенсации отражается на счете 302 12 "Расчеты по прочим выплатам";

- расходы по приобретению проездных документов на все виды транспорта учитываются на счете 302 22 "Расчеты по транспортным услугам".

Обратите внимание, согласно Указаниям, утвержденным приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы, связанные с выплатой работникам компенсации стоимости проезда на все виды общественного транспорта, отражаются по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ. При этом расходы по приобретению работникам проездных билетов отражаются по подстатье 222 "Транспортные услуги" КОСГУ, что влечет за собой необходимость соблюдения требований Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

В данном случае расходы работника на проезд городским транспортом предполагается возмещать путем выплаты компенсации, следовательно, в бухгалтерском учете могут быть сделаны следующие проводки:

Дебет 0 109 00 212 (0 401 20 212) Кредит 0 302 12 730

- начислены расходы на выплату работнику денежной компенсации;

Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 34 610

- выплачена компенсация на проезд городским транспортом на основании заявления работника с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Московской области 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

21 февраля 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.