Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете и информацией для определения налоговой базы в налоговом учете служат первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), ст. 313 НК РФ). Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат.

В целях налогообложения документы должны подтверждать как факт осуществления расходов, так и их экономическую обоснованность. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Следовательно, представительские расходы могут быть подтверждены первичными документами, соответствующими требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а именно первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закон N 402-ФЗ (смотрите, например, письма Минфина России от 22.10.2013 N 03-03-06/1/44091, от 28.01.2014 N 03-01-10/3110, от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261).

Для организаций и ИП обязанность выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов чеки ККТ установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ). В соответствии с данным законом (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ) Правительством РФ постановлением от 23.07.2007 N 470 утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее - Положение о ККТ).

Пунктом 2 Положения о ККТ определено, что кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Таким образом, чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг). С данным выводом согласны и контролирующие органы, смотрите письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2004 N 16-00-17/2, УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152, от 09.07.2009 N 17-15/070490).

Требования к реквизитам, печатаемым ККТ на кассовом чеке, определены п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745 (далее - Положение) (письмо ФНС России от 06.03.2013 N АС-4-2/3777). В соответствии с данным пунктом на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться следующие реквизиты:

а) наименование организации;

б) идентификационный номер организации-налогоплательщика;

в) заводской номер контрольно-кассовой машины;

г) порядковый номер чека;

д) дата и время покупки (оказания услуги);

е) стоимость покупки (услуги);

ж) признак фискального режима.

На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения.

Вместе с тем ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, для того чтобы кассовый чек и его дубликат являлись первичными учетными документами, подтверждающими представительские расходы налогоплательщика, они должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Однако действующее законодательство не содержит положений о том, что кассовый чек является единственным документом, которым могут быть подтверждены расходы налогоплательщика при осуществлении наличных расчетов. При этом НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для подтверждения расходов, в том числе и представительских. Важно, чтобы на основании документов, которые находятся у налогоплательщика, можно было сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 N А06-7444/07 указано, что утраченный кассовый чек может быть заменен, например, заверенной копией листа книги кассира-операциониста. В постановлении ФАС Московского округа от 07.09.2010 N КА-А40/10200-10-2 по делу N А40-106307/09-4-729 судьи признали правомерным отражение затрат на основании копий счета и чека, заверенных гостиницей.

В рассматриваемой ситуации, полагаем, если налогоплательщик считает, что предъявленный подотчетным лицом дубликат кассового чека не достаточны для подтверждения факта оплаты представительских расходов, то он может запросить у организации либо ИП (ресторана), выдавших документ, дополнительный первичный учетный документ, подтверждающий стоимость выполненных работ (оказанных услуг, реализованных товаров) и их оплату. Таким документом может быть, например, счет на оплату, товарный чек либо акт, который должен содержать реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

К сведению:

По копии документа, заметим, анализ положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии. Более того, ч. 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусматривает требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.

В соответствии с п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Кроме того, допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Приведенные выше положения ГОСТа Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер и распространяются на унифицированные формы документов. В то же время, полагаем, их можно применять и в отношении неунифицированных форм первичных учётных документов.

Рекомендуем дополнительно ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет расходов, не соответствующих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ;

- Энциклопедия решений. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли;

- Энциклопедия решений. Учет представительских расходов.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

26 марта 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.