Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Прежде всего отметим, что материальным носителем электронного проездного документа (транспортной карты) является пластиковая карта с уникальным номером, которая находится в собственности эмитента, предназначена для многократного применения. В случае отказа от дальнейших поездок транспортная карта подлежит возврату в кассу выдачи абонементных билетов. Транспортная карта служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, не являясь при этом средством платежа.

В связи с этим у учреждения не возникает оснований для учета транспортных карт (как материальных носителей) в составе нефинансовых активов на балансовых счетах (п. 22 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).

В то же время ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах (п. 332 Инструкции N 157н).

В письме Минфина России от 12.10.2012 N 02-06-10/4243 рекомендовано осуществлять учет транспортных карт по условной оценке: одна карта, один рубль - в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной им учетной политики. Указанным локальным актом учреждения согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждение вправе ввести дополнительный забалансовый счет в целях организации управленческого учета транспортных карт либо предусмотреть их учет на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". При этом сумма авансовых платежей за оказанные услуги должна отражаться на счете 020622000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам".

В ряде случаев рассматривают возможность бухгалтерского учета различных карт на приобретение товаров (услуг) в качестве денежных документов. Однако, по нашему мнению, учет транспортных карт в качестве денежных документов нецелесообразен, так как основным отличительным признаком денежного документа зачастую является указание в нем суммы в денежном выражении (номинал денежного документа), на которую можно приобрести товар (услугу), а электронная транспортная карта такого номинала не содержит (кассир без специальных устройств не может убедиться в сумме, находящейся на карте).

Авансовый отчет (форма 0504049), утвержденный в установленном порядке, с прилагаемыми к нему документами, подтверждает подотчетным лицом произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н). При этом надо иметь в виду, что подотчетным лицам выдаются под отчет:

- денежные средства;

- денежные документы.

То есть при выдаче сотрудникам электронного проездного, мы полагаем, нет необходимости составлять авансовый отчет.

При этом в целях подтверждения расходов на проезд в учреждении целесообразно вести Журнал учета использования электронных транспортных карт (их выдачи и возврата), порядок ведения которого разрабатываются учреждением самостоятельно и закрепляется локальным нормативным документом (учетной политикой). По нашему мнению, Журнал учета использования электронных транспортных карт может содержать следующие графы:

- номер по порядку;

- номер электронной транспортной карты;

- ФИО работника, деятельность которого носить разъездной характер;

- период использования электронной транспортной карты;

- подпись работника, подтверждающая получение электронной транспортной карты;

- дата получения электронной транспортной карты;

- цель поездки и название организации, в которую ездил работник;

- подпись кассира, подтверждающая возврат электронной транспортной карты;

- дата возврата электронной транспортной карты.

В рассматриваемой ситуации проводки в забалансовом учете могут быть следующие:

1. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные в кассе")

- на основании и датой акта приема-передачи (накладной) получены электронные транспортные карты (10 штук) и отражены в забалансовом учете в условной оценке: одна карта, один рубль;

2. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные у сотрудников"),

Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные в кассе")

- электронные транспортные карты (5 штук) выданы сотрудникам (01 февраля);

3. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные в кассе"),

Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные у сотрудников")

- электронные транспортные карты (5 штук) возвращены сотрудниками (01 марта);

4. Увеличение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные у сотрудников"),

Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные в кассе")

- электронные транспортные карты (5 штук) выданы сотрудникам (01 марта);

По окончании срока действия договора с транспортной компанией электронные проездные возвращаются эмитенту.

5. Уменьшение по забалансовому счету 03 (аналитический счет "Электронные проездные в кассе")

- на основании и датой документа транспортной компании, подтверждающего возврат электронных транспортных карт в количестве 10 штук, отражено их списание с забалансового учета.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Вопрос: "Бюджетным учреждением в рамках осуществляемой приносящей доход деятельности для поездок сотрудников в метро приобретены транспортные карты..." (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2012 г.);

- Вопрос: "Как следует учитывать транспортные карты, которые казенное учреждение приобретает для своих сотрудников?" ("Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Московской области 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

23 апреля 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.