Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Необходимость наличия подписи водителя, пользующегося автомобилем в путевом листе, возможность ее замены подписью другого лица.

Типовые формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).

До 1 января 2013 года эти формы носили обязательный характер только для автотранспортных организаций. Если же организация не являлась автотранспортной, то она была вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2013 года) (смотрите письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).

Кроме того, по мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308), путевой лист, как документ, подтверждающий расходы на приобретение ГСМ, должен был содержать также обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152).

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Правилам оформления первичных документов посвящена ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Этой статьей установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определено, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Таким образом, с 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов.

Вместе с тем, как указано в информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовые документы).

В связи с этим считаем, что на сегодняшний день остается неизменным требование соблюдать обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, содержащиеся в Приказе N 152 (часть 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта").

Поэтому форму путевого листа следует утвердить в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика"). При этом данная форма должна содержать все реквизиты, приведенные в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и в разделе II Приказа N 152. Включение в форму всех остальных реквизитов - это право, а не обязанность организации.

Согласно части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ такими реквизитами являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

А в разделе II Приказа N 152 установлены реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

При этом сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Таким образом, путевые листы в обязательном порядке должны содержать сведения о ФИО водителя и о проведенном в отношении него предрейсовом медосмотре.

Что касается подписей ответственных лиц, то Приказ N 152 не содержит положений о том, что подпись водителя в обязательном порядке должна присутствовать в путевых листах.

Из п.п. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что в путевых листах необходимо присутствие подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо подписи лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. То есть путевой лист должен быть заверен:

- подписями лица, выпустившего автомобиль в рейс, а также лица, принявшего автомобиль после рейса. Наличие этих подписей подтверждает факт совершения такой хозяйственной операции, как выезд автомобиля в рейс и его возвращение в гараж; смотрите также п. 13 раздела III Приказа N 152;

- подписью лица, проводившего предрейсовый медосмотр. Наличие этой подписи подтверждает факт совершения такой операции, как проведение медосмотра; смотрите также п. 16 раздела III Приказа N 152.

Типовые формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 78, помимо указанных реквизитов, содержат также информацию о месте отправления и назначения, времени выезда и возвращения и пройденных транспортным средством километрах, причем данная информация подлежит заверению подписью водителя, пользовавшегося автомобилем.

Однако среди обязательных реквизитов, перечисленных выше, такая информация отсутствует.

Получается, что указание данной информации и, соответственно, заверение ее подписью водителя в путевых листах не являются обязательным.

К подобным выводам в отношении реквизитов путевых листов приходят и судебные инстанции. Смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 29.02.2012 N Ф05-653/12 по делу N А40-63465/2011.

Вместе с тем путевой лист, согласно устоявшемуся мнению уполномоченных органов, является документом, подтверждающим расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (смотрите, например, письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 30.12.2009 N 16-15/139308).

Информация о месте отправления и месте назначения является информацией, указывающей на производственный характер использования автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.). Поэтому отсутствие рассматриваемых реквизитов в утвержденной организацией форме путевого листа приведет к тому, что подтвердить экономическую обоснованность затрат в том числе в целях налогообложения прибыли (ст. 252 НК РФ) организация не сможет. Смотрите также письма контролирующих органов (Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253) и судебную практику (например постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12).

В связи с этим полагаем, что в путевом листе целесообразно предусмотреть реквизиты: "Место отправления", "Место назначения".

Что касается подписей водителя, заверяющей данную информацию, то, на наш взгляд, наличие этих подписей не является обязательным. Их отсутствие не мешает определению характера поездки автомобиля, а также определению количества израсходованного топлива и времени, истраченном водителем для осуществления поездки.

По сути, подпись водителя напротив информации о месте отправления и назначения и о времени выезда и возвращения является дополнительным доказательством того факта, что автомобиль в действительности осуществлял данные поездки. Отсутствие подписей водителей может привести к возникновению сомнений, по поводу достоверности, содержащихся в путевом листе сведений о маршруте автомобиля, так как только водитель, фактически осуществлявший поездку, может подтвердить сведения о движении автомобиля по указанному маршруту. Лицо, в поездке не участвующее (руководитель организации, механик, диспетчер и т.д.), данной информации подтвердить не могут.

Анализ судебной практики позволяет сделать вывод, что наличие подписей водителей в путевых листах является одним из доказательств, свидетельствующих о фактической работе автомобиля на цели производственной деятельности (смотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.05.2011 N Ф04-2219/11 по делу N А27-10300/2010).

Однако при рассмотрении дел суды рассматривают представленные сторонами доказательства в их совокупности и взаимной связи, наличие подписи водителя может послужить дополнительным аргументом в пользу подтверждения правоты налогоплательщика. Отсутствие же этой подписи может быть воспринято как фактор, играющий не в пользу организации, но само по себе не влечет негативных последствий.

Таким образом, мы полагаем, что в применяемой организацией форме путевых листов подписи водителей, использующих автомобиль, могут не проставляться.

В то же время, если организация желает максимально обезопасить себя от возможных претензий со стороны контролирующих органов она может использовать данный реквизит. При этом для сокращения трудоемкости оформления документации в разработанной форме путевого листа вполне можно предусмотреть наличие одной (общей для всего маршрута следования автомобиля) подписи водителя, то есть совершенно необязательно проставлять подпись напротив каждой строчки путевого листа, содержащей информацию о месте отправления и назначения, вполне можно поставить одну подпись водителя под данной таблицей.

Если организация принимает решение подпись водителя в форме путевого листа использовать, то заменять ее подписью директора, на наш взгляд, нецелесообразно, так как в такой ситуации теряется сам смысл проставления данной подписи в документе (директор в поездку не ездил и подтвердить маршрут следования автомобиля не может).

Факсимильная подпись

Как было сказано выше, п.п. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет. В частности, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.

Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Закон N 129-ФЗ предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц (пп. "ж" п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.

Таким образом, вопрос о правомерности использования факсимильной подписи в первичных учетных документах однозначного ответа не имеет.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Что касается судебной практики, то до 2011 года она была противоречива.

Некоторые суды придерживались позиции, что факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документах бухгалтерского учета (смотрите постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 N А42-4217/2006, ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05).

Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (смотрите постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, ФАС Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 (определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре последнего дела в порядке надзора отказано)).

В 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 со ссылкой на Закон N 129-ФЗ и ст. 169 НК РФ указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено.

После "выхода в свет" данного постановления судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Смотрите, например, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12.

Таким образом, полагаем, что если организация, включающая подпись водителя в путевой лист, преследует цель устранить в отношении себя возможные претензии налоговых органов, то факсимильную подпись в путевых листах ей лучше не использовать.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

30 мая 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.