Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

При оформлении и учете кассовых операций автономные учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок), с учетом особенностей, предусмотренных п. 167 "Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н).

Кроме того, следует учитывать требования Положения ЦБР от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 14-П).

Оформление приходных и расходных операций

В филиале автономного учреждения, осуществляющего в установленном порядке прием наличных денежных средств, должно быть назначено лицо, выполняющее функции кассира. Назначение оформляется приказом руководителя филиала в рамках полномочий, предоставленных ему Положением о филиале и (или) выданной доверенностью. Руководитель филиала обязан под расписку ознакомить кассира с Порядком, после чего с ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 32 Порядка). В необходимых случаях функции кассира могут быть возложены приказом руководителя филиала на самого себя.

В случае оказания услуг населению учреждение и его филиалы могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). При этом должны оформляться соответствующие бланки строгой отчетности - в данном случае физическим лицам могут выдаваться Квитанции (форма 0504510) (смотрите п. 167 Инструкции N 157н; "Положение об осуществлении наличных денежных расчетов...", утвержденное постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

Приходные кассовые операции оформляются в кассе филиала Приходными кассовыми ордерами (форма 0310001), а расходные - Расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) (п. 167 Инструкции N 157н, п. 12 Порядка). При приеме и выдаче денежных средств филиал должен оформлять приходные или расходные кассовые ордера, которые подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации (п.п. 13, 14 Порядка). А согласно п. 21 Порядка кассовые ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке, а также регистрироваться в журналах регистрации приходных и расходных ордеров.

По нашему мнению, приведенные выше требования будут соблюдены в том случае, если учетной политикой автономного учреждения будет предусмотрен специальный порядок нумерации кассовых ордеров в филиале. Например, первая часть номера кассового ордера может служить идентификатором обособленного подразделения, а во второй части может указываться порядковый номер.

Кассовая книга

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней обязательно заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этой организации (п. 23 Порядка). Для организаций, имеющих обособленные подразделения, никаких исключений законодательством РФ не предусмотрено. Кассовая книга у таких автономных учреждений должна быть единой и вестись в самой организации. При этом действующие нормативные правовые акты не предусматривают исключений даже для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих отдельный расчетный (лицевой) счет.

Практические рекомендации по ведению кассовой книги организациями, имеющими обособленные подразделения, приведены в письме ЦБР от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735, согласно которому обособленные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, должны вести в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги. Первый экземпляр отчета кассира должен оставаться в обособленном подразделении. Второй экземпляр отчета кассира вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ1. В этом случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота.

В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге.

Таким образом, ведение кассовой книги в ином порядке (ведение отдельных разделов единой кассовой книги в обособленных подразделениях, ведение единой кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых ордеров и т.п.) - повод для разногласий с контролирующими органами.

Лимит остатка кассы

Согласно п. 2.5 Положения N 14-П по организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. При этом лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя головного учреждения (общая сумма установленного лимита кассы распределяется головным учреждением на отдельные части - для головной организации и для каждого обособленного подразделения).

Сдача выручки

Пунктом 1 Порядка определено, что любые организации, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

По общему правилу организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий (п. 5 Порядка). Исключения из данного правила предусмотрены п. 9 Порядка и п. 2.6 Положения N 14-П. Любые сверхлимитные остатки денежных средств должны сдаваться в учреждения банков (п. 6 Порядка и п. 2.6 Положения N 14-П). Порядок и сроки сдачи таких сумм согласовываются с обслуживающими банками (п. 6 Порядка).

Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов до установленного срока их выплаты, однако по согласованию с банками они могут расходовать в установленном порядке поступающую в их кассу денежную выручку (п. 7 Порядка, п. 2.7 Положения N 14-П).

Очевидно, что положения учетной политики автономного учреждения, определяющие порядок работы с денежной наличностью в его филиалах, должны обеспечивать соблюдение всех перечисленных выше требований. Следовательно, в пределах общего лимита остатка наличных денежных средств в кассе, установленного учреждению, денежные средства могут храниться в его обособленных подразделениях. При этом должен соблюдаться лимит, установленный для каждого обособленного подразделения. В сроки, установленные банком, и в порядке, определенном руководителем учреждения, сверхлимитная выручка должна передаваться в "главную" кассу учреждения, а затем сдаваться в банк. Обратите внимание: обоснованность применения подобного подхода подтверждается и судебной практикой (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А56-5665/2007, ФАС Уральского округа от 22.11.2004 N Ф09-4951/04АК, от 26.02.2007 N Ф09-839/07-С1). Порядок и сроки сдачи выручки, хранящейся в кассе обособленного подразделения в пределах лимита, руководитель автономного учреждения может определить своим приказом.

Напомним, что лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п.) (п. 2.5 Положения N 14-П). Кроме того, важно понимать, что при хранении наличных денежных средств в обособленных подразделениях, а также при их доставке в "главную" кассу должны соблюдаться требования по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс (Приложения NN 2, 3 к Порядку).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

1 Смотрите, в частности, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".