Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Статья 167 ТК РФ устанавливает гарантии при направлении работников в служебные командировки (далее также - командировки), в том числе предусматривает возмещение им расходов, связанных с командировкой. К расходам, возмещаемым при направлении в командировку, относятся расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

В то же время согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Обратите внимание, что в настоящее время нормирование рассматриваемых расходов предусмотрено:

- в отношении выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях госслужащими, служебная деятельность которых сопряжена с постоянными служебными поездками (смотрите постановление Правительства РФ от 02.07.2013 N 563);

- в целях исчисления налога на прибыль: расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок могут быть учтены в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ N 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Соответственно, для компенсации расходов в рассматриваемой ситуации между работником и работодателем должно быть заключено соглашение, определяющее какие расходы работника подлежат возмещению работодателем при использовании личного автомобиля для целей командировки.

Так, условиями соглашения может быть определена выплата суммы средств в качестве компенсации за использование личного автомобиля, а также сумма расходов работника, израсходованная на приобретение ГСМ для целей командировки (возмещение расходов на приобретение ГСМ, например, может производиться по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими)) В соглашении целесообразно закрепить, как будет определяться размер произведенных работником расходов.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ; п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного автомобиля необходимы:

1) соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть зафиксированы:

- вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;

- документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, доверенность и другие);

- порядок использования имущества;

- размер компенсации за использование;

- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;

- срок использования имущества;

2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества.

В заключение отметим, что расходы по выплате рассматриваемой компенсации должны оплачиваться за счет подстатьи 212 "Прочие выплаты" КОСГУ*(1).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

Ответ прошел контроль качества

24 июня 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Вопрос: Работник организации использует личный автомобиль в служебных целях. Согласно ст. 188 ТК РФ компенсация за его использование отражена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Ее сумма определяется исходя из нормативного расхода топлива за месяц с обязательным ведением путевых листов согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденным Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р. По какому коду классификации операций сектора государственного управления следует учитывать сумму данной компенсации? ("Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2010 г.);

- Вопрос: В бюджетном учреждении на балансе нет автомобиля и нет штатного водителя. Водитель, имеющий личный автотранспорт, принят на работу по трудовому договору. Аренда автотранспорта никак не оформлена. Как правильно оформить аренду автомобиля в данном случае, как отразить расходы на содержание арендуемого авто в бюджетном учете? Чем руководствоваться, определяя размер арендной платы в данном случае? По каким кодам КОСГУ отражать расходы на ГСМ, запасные части? ("Бюджетный учет", N 8, август 2009 г.).