Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Организация электронного документооборота

В соответствии с положениями пп. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами, которые в настоящее время не утверждены.

Стоит отметить, что в настоящее время понятия "электронный документооборот", "система электронного документооборота" не раскрыты в законодательстве по бухгалтерскому учету. В то же время определение законодательно определен термин "электронный документ". Согласно пп. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Аналогичное понятие содержит и ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ).

Отметим, что в основе системы электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) и технология потоков управления определенными работами. Технологии электронного документооборота обеспечивают движение документов по заданному алгоритму и управляют заданиями по обработке документа согласно модели управления, заданной ее разработчиками.

Главное назначение системы электронного документооборота - это организация хранения, создания, обработки, согласования электронных документов, а также работы с ними.

К электронным документам применяются общие правила делопроизводства. При этом главным назначением системы электронного документооборота является организация хранения, создания, обработки, согласования электронных документов, а также работы с ними.

Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации устанавливается внутренними документами компании.

Положениями ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Особенность электронного документа заключается в том, что при передаче внешним пользователем, документ заверяется электронной подписью. Документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и проверки его с подлинным документом.

Система электронного документооборота должна:

- соответствовать требованиям делопроизводства;

- содержать механизмы согласования, утверждения и контроля над исполнением документов;

- поддерживать функции создания резолюций;

- предоставлять возможность ознакомления сотрудников с внутренними документами и приказами, осуществлять автоматическую рассылку электронных писем, уведомлений и документов, формировать дела.

Следовательно, внедрению системы электронного документооборота в организации должна предшествовать регламентная работа.

При этом система электронного делопроизводства должна обладать следующими возможностями: ввод, подготовка и редактирование документов; составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера; ввод и обработка сведений о документах; осуществление контроля исполнения документов; систематизация документов, формирование папок (дел); хранение и поиск документа; обмен документами с руководителем и сотрудниками; пересылка документов адресату; экспертиза ценности документов и их архивирование; составление отчетных данных о работе с документами; создание единого архива электронных документов.

Для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись и специальное программное обеспечение.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ)).

При этом необходимо отметить, что Закон N 63-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи (ст. 5):

простая электронная подпись (электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом);

неквалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи);

квалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ)).

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст. 3 Закона N 1-ФЗ).

Таким образом, хоть законодательно понятие электронного документооборота и не закреплено, но при этом, как следует из анализа приведенных норм, даны реальные механизмы для его реализации.

Следовательно, при принятии решения о введении системы электронного документооборота компания должна будет:

- издать локальный акт о введении такой системы, можно также разработать специальное положение*(1);

- выбрать организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота, определиться с условиями работы и заключить с ней соответствующий договор;

- внести соответствующие изменения в учетную политику организации. По нашему мнению, в учетной политике должно быть указано, что документы по определенным хозяйственным операциям или с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде. Это может быть распространено на всю деятельность хозяйствующего субъекта;

- указать на наличие обязательного электронного документооборота в соглашениях с контрагентами.

Документы, подписанные электронной подписью

Согласно положениям ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, первичные учетные документы, только при наличии подписи соответствующих должностных лиц организации, принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Как уже отмечалось нами ранее, согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Следовательно, первичные документы могут быть составлены в электронном виде и признаваться легитимными только в случае подписания их электронной цифровой подписью (или электронной подписью). К аналогичному мнению пришло и налоговое ведомство в своем письме от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@.

Все это касается как актов выполненных работ, так и накладных. Так, Минфин России в своем письме от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491, указал, что накладная, оформленная в электронном виде и подписанная электронной цифровой подписью, может являться одним из документов, подтверждающих расходы, осуществленные налогоплательщиком.

Минфин России неоднократно выпускал письма, в которых пояснял, что в целях документального подтверждения расходов налогоплательщик наряду с документами на бумажных носителях может использовать документы, оформленные в электронном виде и подписанные (заверенные) электронной цифровой подписью (или квалифицированной электронной подписью) лица, ответственного за совершение хозяйственных операций в организации (смотрите, например, письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 01.02.2011 N 03-03-06/1/47).

Относительно счета-фактуры в электронной форме отметим следующее. Пунктом 1 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счет-фактура может быть, в частности, составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом счета-фактуры составляются в электронной форме при соблюдении следующих условий:

- по взаимному согласию сторон сделки;

- при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Форматы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде утверждены приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее - Порядок N 50н). Согласно п. 1.3 данного Порядка выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что налогоплательщики могут не только использовать электронный способ составления счетов-фактур, но и вести в электронном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, дополнительные листы книг покупок и продаж, не распечатывая документы на бумаге. По нашему мнению, перечисленные документы могут существовать одновременно с бумажными, так и быть только в электронном виде.

При этом стоит отметить, что согласно положениям Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом N 402-ФЗ или Налоговым кодексом РФ не определены (письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139).

Таким образом, при соблюдении указанных выше требований все первичные учетные документы, надлежащим образом оформленные и подписанные с помощью электронной цифровой подписи (квалифицированной электронной подпись), являются первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета. Поскольку в соответствии с положениями ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Хранение документов, подписанных электронной подписью

Прежде всего отметим, что в соответствии с частями 1 и 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (смотрите также п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Стоит отметить, что действующее законодательство не содержит норм, регулирующих порядок хранения документов, которые ведутся в электронном виде. Вместе с тем, по мнению Минфина России, первичные документы и документы бухгалтерского учета могут храниться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом хранение таких документов на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с положениями Закона N 1-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации (письма Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202, от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383). При этом сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. Для некоторых документов другими нормативными актами установлены и иные сроки хранения.

Так, например, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур (п. 1.13 Порядка N 50н). При этом счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (смотрите письмо ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).

Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, являющихся приложением N 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Следовательно, порядок хранения первичных документов экономический субъект устанавливает самостоятельно.

Получение документов, подписанных электронной подписью (электронный документооборот в организации не введен)

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Согласно п. 1.5 Порядка N 50н счет-фактура в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком N 50н.

Согласно п. 1.10 Порядка N 50н датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (далее - подтверждение). При этом счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (далее - извещение), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. Процесс электронного документооборота выглядит следующим образом. Продавец формирует счет-фактуру, проверяет действительность своей ЭЦП, подписывает ею счет-фактуру и, если нужно, зашифровывает его. При этом продавец должен сохранить у себя подписанный счет-фактуру в электронном виде. Далее файл счета-фактуры в электронном виде направляется покупателю через оператора продавца.

Согласно положениям Порядка N 50н все документы, применяемые в процессе выставления и получения счетов-фактур, должны быть подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП) соответствующего участника документооборота (п.п. 2.4-2.15, 2.17 Порядка). Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через операторов электронного документооборота.

Если покупатель не получил счет-фактуру в электронном виде, продавец может составить такой счет-фактуру на бумажном носителе, после чего перевыставление документа в электронном виде не допускается (смотрите Вопрос: Что представляют собой электронные форматы счетов-фактур? (размещенный на сайте Управления Федеральной налоговой службы России по Тамбовской области http://www.r68.nalog.ru )).

Следовательно, как уже отмечалось нами ранее, для получения счет-фактуры в электроном виде должно быть соблюдено два условия: взаимное согласие сторон сделки (это может быть выражено в акцепте оферты (смотрите, например, постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.05.2014 N 20АП-1574/14, Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 N 03АП-6840/13) и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

член Палаты налоговых консультантов Медведь Светлана

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

12 августа 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Смотрите, например, письмо Федерального казначейства от 31.08.2006 N 42-1.0-12/1337 "Об электронном документообороте".