Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту работника.

Однако практика показывает, что приобретение услуг работниками в интересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств.

Компенсация работникам расходов, понесенных ими в результате приобретения за счет личных средств услуг в интересах учреждения, возможна, если в учетной политике учреждения или другом нормативном акте предусмотрено возмещение произведенных определенными работниками*(1) расходов без предварительного получения денежных средств под отчет на оплату услуг, которые осуществляются в интересах учреждения.

При этом решение о возмещении работнику расходов на хозяйственные нужды, осуществленных до выдачи ему подотчетных сумм, должно быть обосновано как экономически, так и с точки зрения результативности.

Во избежание отказа в возмещении произведенных расходов, работникам желательно согласовывать суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств. Иными словами, следует исходить из того, что подобные расходы осуществляются в интересах учреждения для государственных нужд и по инициативе работодателя. Полномочия работника выступать от лица учреждения отражаются в должностных инструкциях или поручениях руководства (приказах, доверенностях и т.п.).

Согласно п. 6 Инструкции N 157н субъект учета формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.

На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами".

В то же время отражение на счете аналитического учета счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, по нашему мнению, также не может рассматриваться в качестве нарушения действующего порядка ведения бухгалтерского учета. При определенных обстоятельствах расходы могут быть осуществлены сотрудником за счет собственных денежных средств, а впоследствии оправдательные документы могут быть представлены работодателю для возмещения понесенных затрат. Выплата возмещения, сумма которой будет рассчитываться на основании оправдательных документов, по нашему мнению, может быть выплачена без оформления авансового отчета.

Если же учет расчетов осуществляется с использованием счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н), в соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на основании:

- авансового отчета (форма 0504049), утвержденного в установленном порядке;

- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.

Правила составления авансового отчета при осуществлении возмещения произведенных работником расходов, аванс на которые не выдавался, не регламентированы. Нам представляется, что отражение перерасхода в авансовом отчете будет более соответствовать смыслу операции, которая подлежит отражению в учете учреждения на основании данного первичного документа. Так как фактически расходы были осуществлены работником до получения денежных средств, в рассматриваемом примере к авансовому отчету, утвержденному 11 сентября, будут приложены первичные документы, подтверждающие произведенные 10 сентября расходы.

Согласно п. 22 Инструкции N 157н, счет 10500 "Материальные запасы", предназначены для сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, находящегося в собственности в том числе и автономных учреждений и относящегося в соответствии с настоящей Инструкцией к материальным запасам, а также об операциях, связанных с их выбытием, получением (приобретением), созданием (изготовлением, сооружением, строительством), в том числе по формированию сумм фактических вложений учреждения в объекты нефинансовых активов, стоимости объекта учета, затрат на производство готовой продукции, выполнения работ, оказания услуг.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (п. 100 Инструкции N 157н). Фактическая стоимость материальных запасов определяется в соответствии с требованиями п.п. 23-26, 102-110 Инструкции N 157н и формируется, при необходимости, на счете 106 00 "Вложения в нефинансовые активы". При этом достаточно часто материальные запасы принимаются к учету непосредственно на счет 105 00 "Материальные запасы" по стоимости, указанной в документах контрагентов.

Счет 109 00 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" предназначен для учета операций по формированию себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг (п. 134 Инструкции N 157н).

Положениями Инструкции N 157н и Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н (далее - Инструкция N 183н), не предусмотрена возможность "прямого списания" (отнесения сразу на расходы) материальных запасов, минуя балансовые счета учета материальных запасов.

А вот отражение в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной жизни учреждения (например поступление материалов в учреждение, выдача их под отчет сотруднику учреждения и их списание на основании авансового отчета сотрудника), произошедших в течение одного рабочего дня, с указанием одинаковой календарной даты, напротив, будет соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению бухгалтерского учета.*(2)

Соответственно, приобретение материальных запасов через подотчетное лицо должно быть отражено в учете по дебету счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (п. 34 Инструкции N 183н).

При этом расходование материальных запасов, учитываемое в себестоимости готовой продукции, работ, услуг, отражается по дебету аналитического счета 0 109 60 272 и по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (п. 60 Инструкции N 183н).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Расчеты госучреждения с подотчетными лицами. Счет 208 00;

- Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками (подотчетными лицами) госучреждения в тех случаях, когда до осуществления расходов подотчетная сумма не выдавалась;

- Энциклопедия решений. Материальные запасы госучреждения. Счет 105 00;

- Энциклопедия решений. Затраты госучреждения на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг. Счет 109 00;

- Энциклопедия решений. Прямые расходы госучреждения;

- Энциклопедия решений. Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета госучреждения;

- Энциклопедия решений. Внесение госучреждением и его контрагентами исправлений в первичные учетные документы.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Московской области 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

12 сентября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) В целях оптимизации документооборота и упорядочения выдачи денежных средств под отчет в рамках формирования учетной политики руководителем учреждения отдельным приказом (распоряжением) может быть, в частности, определен перечень сотрудников, которым подотчетные суммы выдаются на осуществление административно-хозяйственных расходов.

*(2) Согласно п. 11 Инструкции N 157н записи в регистры бухгалтерского учета (Журналы операций) осуществляются по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа.