Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

ООО вправе организовать электронный документооборот, составлять и хранить документы форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 в электронном виде с применением электронных подписей.

Обоснование вывода:

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Следовательно, экономический субъект вправе самостоятельно решить, будет ли он применять унифицированные формы, либо для отражения конкретных хозяйственных ситуаций в бухгалтерском учете разработает свои формы, включив обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При разработке собственных форм первичных документов организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Заметим, одними из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лиц, ответственных за совершение либо оформление хозяйственной операции (сделки), с указанием их наименования должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (подпункты 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В соответствии с ч. 5 ст. 9 и ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В то же время в силу ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Порядок использования электронной подписи регламентирован Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Закона N 63-ФЗ). Согласно ч. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ существуют два вида электронной подписи: простая и усиленная, которая, в свою очередь, разделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

В силу ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета могут составляться и храниться как на бумажных, так и машинных носителях информации в электронном виде. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Законом N 63-ФЗ с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 N 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 N 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314).

Как разъяснял Минфин России, случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом N 402-ФЗ и НК РФ не определены. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (письма Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710, от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67). В более поздних разъяснениях Минфин России не делает выводов о невозможности использования таких документов, по сути, оставляя этот вопрос открытым, принятие решения по которому остается за налогоплательщиком (письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24). Несмотря на то что указанные разъяснения в большинстве случаев касаются документального подтверждения расходов в целях налогового учета, они в полной мере могут быть применены и к бухгалтерскому учету. Это объясняется тем, что подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-06/1/16775, от 17.01.2014 N 03-03-06/1/1156, от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46664, от 22.10.2013 N 03-03-06/1/44091, от 22.02.2013 N 03-03-06/1/5002).

Стоит отметить, что у налоговых органов по вопросу использования электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, несколько иное мнение. Руководствуясь ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, ФНС России в письме от 17.01.2014 N ПА-4-6/489 указала, что хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (смотрите также письмо от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@). То есть такой документ будет приниматься в качестве документального подтверждения.

Таким образом, полагаем, если хранитель и поклажедатель хотят организовать между собой электронный документооборот с применением электронных подписей, то данное условие они должны согласовать в договоре хранения либо в дополнительном соглашении к нему.

Для подтверждения факта передачи имущества на хранение и его возврата поклажедателю могут быть использованы документы, прямо не поименованные в ГК РФ, например подписанный уполномоченными лицами акт (смотрите, например, постановления ФАС Уральского округа от 28.02.2013 N Ф09-346/13 по делу N А71-6908/2012, ФАС Центрального округа от 23.11.2011 N Ф10-4130/11 по делу N А35-8247/2010, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2011 N 08АП-1245/11 и др.).

Полагаем, хранитель может использовать в своей деятельности унифицированные формы, утвержденные постановлением Росстата от 09.08.1999 N 66, а именно акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение формы N MX-1, акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, формы N MX-3, а также отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения формы N МХ-20. При этом организации следует применять указания по заполнению данных форм.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение формы N MX-1 применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ), переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю. Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и "до востребования").

Заметим, данный акт подписывается представителями организаций хранителя и поклажедателя.

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, формы N MX-3 применяется для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией-хранителем на хранение. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения ТМЦ при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается в организации-хранителе, второй передается поклажедателю.

В акте подтверждается стоимость работ и услуг по хранению представителями организаций хранителя и поклажедателя, а при передаче (возврате) ТМЦ акт подписывает материально-ответственное лицо организации-хранителя и принимающее лицо поклажедателя.

Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения формы N МХ-20 применяется для предоставления в бухгалтерию отчета о движении товарно-материальных ценностей (товарного отчета) за отчетный период материально ответственным лицом.

Отчет подписывается материально ответственным(и) лицом(ами) и бухгалтером, проверившим и принявшим отчет.

Таким образом, организация (хранитель) вправе организовать электронный документооборот как при взаимодействии с контрагентами (поклажедателями), так внутри самой организации. В рассматриваемом случае организация обязана обеспечить сохранность ТМЦ, переданных на хранение, обеспечить контроль за движением материальных ценностей, для этой цели хранитель и поклажедатель факт сдачи и получения ТМЦ должны подтвердить электронными подписями. То есть ООО вправе составлять и хранить документы форм МХ-1, МХ-3 и МХ-20 в электронном виде при подписании их электронными подписями. Полагаем, что используемый в электронных документах вид электронной подписи должен быть прописан в учетной политике организации (п.п. 2, 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Кроме того, организация обязана организовать хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Эти технические средства должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Заметим, согласно ч. 6 ст. 9, ч. 7 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных и хранящихся в электронном виде другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, организация обязана по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготовить на бумажном носителе копии данных документов. В случае если в соответствии с законодательством РФ электронные документы изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в состав документов бухгалтерского учета (ч. 8 ст. 9, ч. 9 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российской коллегии аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Мельникова Елена

9 сентября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.