Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Согласно п. 345 Инструкции N 157н на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" учитываются материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения до момента вручения по стоимости приобретения.

Действующие нормативные правовые акты не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, госучреждение должно самостоятельно разработать такой порядок, предусмотрев соответствующие положения в локальном стандарте учета (учетной политике).

Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету госучреждением (в том числе разрабатываемые самим учреждением или его контрагентами), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (данное требование также "продублировано" в п. 7 Инструкции N 157н).

Списание объектов, приобретаемых в целях награждения (дарения), может осуществляться на основании документов, при разработке которых за основу берутся следующие унифицированные формы:

- Акт о списании материальных запасов (форма 0504230);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).

При выборе (разработке) форм документов, с помощью которых будут оформляться операции по поступлению материальных ценностей на счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" и их списанию с этого счета, необходимо учитывать требования гражданского и налогового законодательства, а также законодательства об уплате страховых взносов.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

Поэтому по общему правилу стоимость подарка, безвозмездно полученного сотрудником госучреждения или физическим лицом, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, признается его доходом и облагается НДФЛ.

При вручении грамоты (диплома и т.п.) дохода или материальной выгоды у награждаемых, по нашему мнению, не возникает. Следовательно, вручать грамоты (дипломы и т.п.) можно, не собирая подписи награждаемых - списание может быть оформлено документом, разработанным на основе Акта (форма 0504230) (с обязательным приложением документов, послуживших основанием для награждения).

На основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций, не превышающая 4000 рублей за налоговый период (год), не подлежит обложению НДФЛ. То есть госучреждение обязано исчислить НДФЛ только со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. за год (на каждого одаряемого).

Таким образом, если есть уверенность, что стоимость вручаемых материальных ценностей не превысит 4000 рублей за календарный год, то можно не собирать подписи награждаемых (одаряемых) - выдача подарков может быть оформлена документом, разработанным на основе Акта (форма 0504230).

Если же есть вероятность, что стоимость подарков окажется выше, то выдавать ценные подарки (сувениры) необходимо под роспись, оформляя документ, разработанный на основе Ведомости (форма 0504210).

Если стоимость подарков не превышает 4000 рублей, госучреждение не признается налоговым агентом и не обязано представлять в налоговый орган сведения о полученных от него физическими лицами доходах (ст.ст. 226, 230 НК РФ, письмо Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155).

Из буквального прочтения п. 1 ст. 230 НК РФ следует, что учет доходов, налоговых вычетов, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ обязаны вести только налоговые агенты. В то же время, учитывая рекомендации специалистов финансового ведомства, должностные лица госучреждения могут принять решение об учете доходов в виде стоимости подарков по всем физическим лицам независимо от стоимости подарков и наличия (отсутствия) трудовых отношений с одаряемым (смотрите, например, письма Минфина России от 08.05.2013 N 03-04-06/16327, от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54, от 07.02.2011 N 03-04-06/6-18).

Согласно п. 2 ст. 574 ГК РФ договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в случае, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей.

При этом условие об оформлении договора в письменной форме можно считать соблюденным, если подарки вручаются на основании письменного приказа (распоряжения) под роспись в Ведомости (ином документе).

Включение в разрабатываемые формы учетных документов на основе Ведомости (форма 0504210) дополнительных граф не будет противоречить положениям законодательства. Однако следует иметь в виду, что включение, например, графы "Паспортные данные награждаемого" в Ведомости, которая будет находиться в открытом доступе для всех награждаемых, должно согласоваться с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры";

- Энциклопедия решений. Документальное оформление операций с имуществом, учитываемым на счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Московской области 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

кандидат юридических наук Кузьмина Анна

19 сентября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.