Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Списание материальных запасов, используемых в ремонте основных средств, по Акту о списании материальных запасов (форма 0504230) следует обосновывать документом, предусмотренным в учетной политике учреждения или в рекомендациях уполномоченного органа соответствующего публично-правового образования, главного распорядителя бюджетных средств, подтверждающим фактическое выполнение работ с использованием материальных запасов.

Обоснование вывода:

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни госучреждение должно формировать первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 9 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).

Операции по поступлению, внутреннему перемещению, выбытию (в том числе по основанию списания) объектов основных средств оформляются бухгалтерскими записями на основании первичных (сводных) учетных документов в порядке, предусмотренном Инструкциями по применению Планов счетов (п. 48 Инструкции N 157н).

Основные первичные документы, применяемые при выбытии материальных запасов средств, перечислены, в частности, для казенных учреждений в п. 25 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н).

Большинство форм, упоминаемых в указанной выше Инструкций N 162н, утверждено постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Этим же постановлением утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств.

Кроме того, в отдельных случаях операции по выбытию материальных запасов могут отражаться на основании первичных документов:

- формы которых утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее - Приказ N 173н);

- составленных по формам, разработанным в самом учреждении.

Положения Инструкции N 157н и Инструкции N 162н не содержат специального порядка документального оформления списания материальных запасов при проведении текущего ремонта силами учреждения (хозяйственным способом).

Пункты 24, 25 Инструкции N 162н содержат лишь указания на то, какими документами оформляется выдача материалов ответственным лицам и списание материалов. К таким документам, в частности, относятся:

- Требование-накладная (форма 0315006);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210);

- Акт о списании материальных запасов (форма 0504230).

Перечисленные выше формы документов предназначены исключительно для оформления фактического "движения" материалов внутри учреждения.

При этом для обоснования необходимости ремонта основного средства прежде всего необходимо составить соответствующий акт (данный документ будет подтверждать невозможность (нецелесообразность) дальнейшей эксплуатации основного средства без проведения ремонта). Унифицированная форма такого акта не установлена. Следовательно, он составляется в произвольной форме, содержащей обязательные реквизиты в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Передача материальных запасов, предназначенных для ремонта основного средства, оформляется Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210). Ведомость (форма 0504210) служит основанием для списания указанных материальных запасов с баланса учреждения при наличии документа, подтверждающего выполнение ремонтных работ.

Работы могут также проводится подведомственным учреждением, одним из видов деятельности которого является выполнение работ по ремонту основных средств, находящихся в оперативном управлении вышестоящего учреждения.

При этом можно говорить о том, что подведомственное учреждение получает материальные запасы от вышестоящего учреждения для выполнения ремонтных работ без оплаты стоимости принятых материальных запасов и с обязательством использования указанных материальных запасов в конкретных работах, которые осуществляются для нужд вышестоящего учреждения.

Иными словами, переданные материалы можно рассматривать как давальческие.

В соответствии с п. 116 Инструкции N 157н передача (возврат) материальных запасов учреждением должна оформляться первичным (сводным) учетным документом, без списания передаваемых объектов с балансового учета.

Согласно положениям Приказа N 173н отпуск материалов на сторону оформляется накладной (форма 0315007), которая выписывается в двух экземплярах (для заказчика и исполнителя). При этом в ней обязательно делают особую отметку, например, "для ремонтных работ на давальческой основе".

Предоставленные вышестоящим учреждением материалы подрядчик (подведомственное учреждение) обязан использовать экономно и расчетливо, а по завершении работы представить заказчику отчет об израсходованных материалах, а также возвратить их остатки (п. 1 ст. 713 ГК РФ).

Законодательством не установлены формы отчета об израсходованных материалах или акта выполненных работ с указанием использованных при этом материалов. Полагаем, что в учетной политике вышестоящего учреждения целесообразно определить порядок списания материальных запасов, которые передаются подведомственному учреждению, в том числе документальное подтверждение фактического расходования материальных запасов в ходе ремонтных работ.

На практике подобный документ, как правило, содержит:

- описание конкретного вида работ, выполняемых подрядчиком (подведомственным учреждением) (п. 1 ст. 702 ГК РФ);

- определение начального и конечного сроков выполнения таких работ (п. 1 ст. 708 ГК РФ);

- точное наименование и описание передаваемых давальческих материальных запасов, включая данные об их количестве и стоимости;

- порядок, в котором давальческие материальные запасы передаются подведомственному учреждению, в том числе с указанием конкретных лиц, которые будут принимать материальные запасы, а также использовать в процессе ремонта;

- порядок принятия работ с указанием должностных лиц вышестоящего учреждения, которые в рамках полномочий осуществляют приемку указанных работ.

Кроме того, из содержания "Методических указаний по применению форм первичных учетных документов..." (Приложение N 5 к приказу N 173н) следует, что расходование материальных запасов может производиться на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, прилагаемых впоследствии к Акту (форма 0504230). Поэтому, по нашему мнению, для подобного документа следует предусмотреть утверждение его руководителем как вышестоящего учреждения, так и подведомственного учреждения.

Затем проведение ремонтных работ оформляется Актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".

Акт (форма N ОС-3) применяется для оформления и учета сдачи объектов основных средств в ремонт, на реконструкцию, модернизацию и их приемки из ремонта, после реконструкции, модернизации. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. В рассматриваемой ситуации ремонт производится силами самого учреждения, поэтому акт составляется в одном экземпляре.

Данные о проведенном ремонте вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма 0504031).

В заключение отметим, что конкретные перечни документов, которые должны оформляться при проведении ремонта, могут определяться уполномоченным органом соответствующего публично-правового образования, главным распорядителем бюджетных средств.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Московской области 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

кандидат юридических наук Кузьмина Анна

7 октября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.