Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Оформление путевых листов для учета расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях, по мнению контролирующих органов, является обязательным. Если организация примет решение не оформлять путевые листы, доказывать свою правоту, скорее всего, придется в суде. Поскольку размер компенсации - фиксированный, приказ руководителя необходимо составить один раз.

Обоснование вывода:

При использовании личного автомобиля с выплатой работнику компенсации размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). То есть выплаты работнику могут производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом организации.

Однако пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что в составе прочих расходов учитываются расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей только в пределах норм, установленных Правительством РФ. В настоящее время такие нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92).

При этом Минфин России разъясняет, что в размере компенсации учтены все расходы работника, связанные с использованием транспортного средства (ГСМ, ремонт, другие расходы) (письма Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@).

В связи с этим суммы компенсаций, превышающие установленные размеры, не учитываются в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (смотрите письма Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Следует отметить, что представители Минфина России и налоговых органов считают, что наличие определенной договором суммы компенсации не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих служебное использование транспортного средства и фактическое осуществление соответствующих расходов.

В частности, вывод о том, что работникам для получения компенсации необходимо предоставлять в бухгалтерию не только копию технического паспорта личного автомобиля, но и вести учет служебных поездок в путевых листах, содержится в письмах Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115.

Положениями ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон о бухгалтерском учете) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили.

В соответствии с указаниями по применению и заполнению этой формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Кроме того, путевой лист является документом, подтверждающим произведенные при использовании автомашины расходы на ГСМ.

Минфин России неоднократно указывал на то, что организации, не являющиеся автотранспортными предприятиями, вправе разрабатывать и использовать собственные формы документов, подтверждающие расходы на ГСМ (смотрите, например, письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253).

То есть организация вправе разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, УФНС по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268). При этом путевой лист может составляться по каждому автомобилю один раз в месяц, если такая периодичность позволяет организовать учет расхода ГСМ. Так, в п. 10 Приказа N 152 сказано, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Арбитражные судьи по вопросу оформления путевых листов расходятся во мнениях.

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 указано, что основанием для компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, а также путевые листы с отметками о служебных поездках.

Расходы, по мнению судей, не подтверждены документально, если маршрутные листы не содержат отметок о пребывании в месте посещения (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.01.2007 N А05-5764/2006-20).

Но существует и противоположное мнение, когда судьи в таких ситуациях встают на сторону налогоплательщика.

Так, в постановлении ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8 признана правомерность включения в расходы суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля для служебной поездки. При этом констатировано, что у организации не было обязанности оформлять путевые листы, так как работник не являлся водителем организации.

В постановлении от 25.05.2009 N А62-5333/2008 ФАС Центрального округа поддержал организацию, включившую компенсации в расходы: по мнению судей, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не являющемуся водителем, общество не обязано, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.

Обращаем внимание, что, несмотря на наличие положительной арбитражной практики по данному вопросу, налоговые органы при проверках, скорее всего, будут руководствоваться письменными разъяснениями Минфина России. Так, вывод о том, что для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах, подтвержден УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.

Следовательно, если организация примет решение не оформлять путевые листы при использовании личных автомобилей в служебных целях, доказывать свою правоту, скорее всего, придется в суде. Таким образом, для документального подтверждения расходов по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей рекомендуем использовать следующие документы:
1) трудовой договор (дополнительное соглашение к трудовому договору), в котором обосновывается необходимость использования автомобиля для служебных целей, размер, порядок выплаты компенсации (компенсация должна выплачиваться один раз в месяц за фактически отработанное время);
2) приказ руководителя о выплате компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с обязательным отражением (поскольку размер компенсации фиксированный приказ необходимо составить один раз):
- размера компенсации;
- информации о том, что личный автотранспорт работника используется им в процессе производственной (служебной) деятельности в соответствии с должностными обязанностями;
- порядка выплаты компенсации.
3) документы, подтверждающие права работника на эксплуатацию автомобиля (копия свидетельства о регистрации транспортного средства, доверенности);
4) копию технического паспорта личного автомобиля;
5) путевые листы, подтверждающие обоснованность понесенных работником расходов;
6) документы, подтверждающие фактическую оплату ГСМ, технического обслуживания и ремонта.

К сведению:

По общему правилу на всю сумму выплаты в соответствии с соглашением сторон трудового договора НДФЛ не начисляется (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При этом финансовое ведомство отмечает, что для этого в организации должны быть расчеты таких компенсаций, а также документы, подтверждающие (письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47):
- принадлежность имущества сотруднику;
- использование имущества в служебных целях;
- суммы понесенных физическим лицом расходов.

Аналогичного мнения придерживается ВАС РФ. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731 указано, что предельные нормы компенсаций, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены для целей налогообложения прибыли и не могут применяться для целей НДФЛ. Поэтому компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, установленном организацией и работником.

Отметим, что ранее чиновники утверждали, что в случае использования личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. А с компенсации, превышающей такие нормы, необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке (письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 (п. 1), от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, советник налоговой службы II ранга Остафий Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена