Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Напомним, что согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и является документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в служебной командировке.

Оформленное надлежащим образом командировочное удостоверение, как правило, прилагается работником к авансовому отчету наряду с документами, подтверждающими фактические расходы, понесенные работником в связи с направлением его в служебную командировку (п. 26 Положения N 749).

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157; п. 1 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Отсутствие первичных документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат, в том числе затрат на командировки (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ). Обязательные реквизиты первичных учетных документов установлены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Основные формы первичных документов, применяемых организациями госсектора, утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н.

Учитывая требования приведенных нормативных правовых актов, можно сделать вывод, что командировочные удостоверения и служебные задания не являются первичными учетными документами.

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете госучреждения на основании:

- Авансового отчета (форма 0504049), утвержденного в установленном порядке;

- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.

Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Обязанность учреждений обеспечивать сохранность архивных документов, правила и сроки их хранения установлены Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" (далее - Закон N 125-ФЗ). Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ, пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.

В соответствии с п. 668 Перечня командировочные удостоверения работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, подлежат хранению в течение 75 лет. В остальных случаях командировочные удостоверения подлежат хранению в течение 5 лет.

Согласно пп. 23 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В свою очередь, заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В соответствии с п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

- заверительную надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Кроме того, допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Согласно п. 6 Инструкции N 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, Ваше учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике порядок документооборота и формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни. Учитывая, что сроки хранения командировочных удостоверений могут отличаться от сроков хранения авансовых отчетов, учреждение вправе предусмотреть в локальном акте, регламентирующем правила документооборота и технологию обработки учетной информации, возможность приложения к авансовым отчетам копий командировочных удостоверений.

Необходимость и целесообразность оформления копий командировочных удостоверений и служебных заданий по обычным командировкам также определяется учреждением самостоятельно в рамках разработки порядка документооборота.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Российской Федерации 2 класса Шершнева Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

20 октября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.