Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

1. Компенсация сотруднику расходов, понесенных ими в результате приобретения за счет личных средств услуг в интересах учреждения, возможна, если:

- учетной политикой учреждения или другим нормативным актом предусмотрено возмещение произведенных определенными сотрудниками расходов без предварительного получения денежных средств под отчет на оплату услуг, которые осуществляются в интересах учреждения;

- операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств.

2. После утверждения руководителем авансового отчета в очередном году закупка, в силу п. 2 ст. 183 ГК РФ, будет считаться осуществленной получателем бюджетных средств у единственного поставщика в текущем финансовом году.

Обоснование вывода:

1. Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) не ограничивает право заказчиков на закупку товаров (работ, услуг) за счет денежных средств, выданных под отчет своим сотрудникам. Напомним, что от имени юридического лица могут действовать не только его органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (ст. 53 ГК РФ), но и представители - лица, действующие на основании выданной им доверенности или полномочия которых следуют из обстановки (п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ). Действия указанных представителей, в данном случае - подотчетного лица, непосредственно создают, изменяют и прекращают гражданские права и обязанности представляемого, в данном случае - получателя бюджетных средств (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

В письме Минэкономразвития России и Минфина России от 05.08.2014 NN 18505-ЕЕ/Д28 и /02-02-04/39043 отмечается, что оплата заказчиками обязательств, связанных с указанной закупкой товаров, работ и услуг, может осуществляться в наличной форме, в том числе путем выдачи работникам подотчетных сумм на закупку товаров, работ и услуг с учетом предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке. При этом указанные расходы должны быть учтены в плане-графике размещения заказов на соответствующий год (смотрите, например, письмо Минэкономразвития России от 28.03.2014 N Д28и-385).

Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.

Однако практика показывает, что приобретение услуг сотрудниками в интересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств.

В частности, должны соблюдаться следующие принципы бюджетной системы РФ:

- принцип адресности и целевого характера бюджетных средств, означающий, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования (ст. 38 БК РФ). При этом согласно ст. 306.4 БК РФ нецелевое использование бюджетных средств выражается в направлении и использовании их на цели, не соответствующие условиям получения указанных средств, определенным утвержденным бюджетом, бюджетной росписью, уведомлением о бюджетных ассигнованиях, сметой доходов и расходов либо иным правовым основаниям их получения. Соответственно, решение о возмещении сотруднику расходов на оплату услуг охраняемой стоянки для служебного автомобиля, осуществленных до выдачи ему подотчетных сумм, может быть принято на законных основаниях только при наличии соответствующих лимитов бюджетных обязательств и соответствующих объемов финансирования;

- принцип эффективности использования бюджетных средств, означающий, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (экономности) и (или) достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств (результативности) (ст. 34 БК РФ). Следовательно, решение о возмещении сотруднику расходов на оплату услуг охраняемой стоянки для служебного автомобиля, осуществленных до выдачи ему подотчетных сумм, должно быть обосновано как экономически, так и с точки зрения результативности.

Таким образом, компенсация сотруднику расходов, понесенных им в результате приобретения за счет личных средств услуг в интересах учреждения, возможна, если:

- учетной политикой учреждения или другим нормативным актом предусмотрено возмещение произведенных определенными сотрудниками расходов без предварительного получения денежных средств под отчет на оплату услуг, которые осуществляются в интересах учреждения;

- операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств.

2. Получатель бюджетных средств принимает бюджетные обязательства путем заключения государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров с физическими и юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями или в соответствии с законом, иным правовым актом, соглашением (п. 3 ст. 219 БК РФ).

Закон N 44-ФЗ регулирует отношения, направленные на обеспечение государственных и муниципальных нужд (ч. 1 ст. 1 Закона N 44-ФЗ). В соответствии с п. 8 ст. 3 Закона N 44-ФЗ государственный (муниципальный) контракт - договор, заключенный от имени РФ, субъекта РФ (государственный контракт), муниципального образования (муниципальный контракт) государственным или муниципальным заказчиком для обеспечения соответственно государственных нужд, муниципальных нужд.

Следовательно, приобретение товаров, работ или услуг может рассматриваться как закупка, осуществляемая в рамках Закона N 44-ФЗ, только в том случае, когда стороной соответствующего договора является лицо, которое при осуществлении закупок выступает в качестве заказчика согласно положениям этого федерального закона (в частности получатель бюджетных средств).

Расплачиваясь за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами сотрудник действует от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени учреждения у него отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов сотруднику возможно только в случае последующего одобрения их работодателем - в рассматриваемой ситуации одобрением будет являться, например, утверждение руководителем авансового отчета.

Учитывая, что в соответствии с п. 2 ст. 183 ГК РФ при одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения, полагаем, что после утверждения руководителем авансового отчета закупка считается осуществленной получателем бюджетных средств у единственного поставщика в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ в текущем финансовом году, соответственно, включение указанных расходов в план-график размещения заказов на очередной финансовый год не требуется.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы Российской Федерации 2 класса Шершнева Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

кандидат юридических наук Кузьмина Анна

6 ноября 2014 г.