Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

В силу ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели-организации принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Так, локальным нормативным актом организации может быть определен порядок использования корпоративной связи с учетом специфики Вашей организации. При этом организация может указать, что период использования сотрудниками мобильной связи определяется производственной необходимостью и в этот период включается очередной отпуск.
Локальным нормативным актом (или отдельным приказом) определяется круг работников, которым в связи с их должностными обязанностями предоставляется мобильная связь, а также указываются пределы сумм, в рамках которых предоставляется мобильная связь для осуществления трудовой функции.
С порядком использования корпоративной связи все работники должны быть ознакомлены под роспись (ст. 22 ТК РФ).

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Исходя из положений данной статьи налогоплательщик может признать расходами любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом понесенные налогоплательщиком расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
В зависимости от характера расходов, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика они подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).
Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Ограничения затрат на сотовую связь

Отметим, НК РФ не ограничивает каким-либо пределом сумму затрат на оплату сотовой связи, которую можно признать расходом в целях главы 25 НК РФ, а также не содержит конкретного перечня документов, подлежащих оформлению при осуществлении данных расходов.
Однако контролирующие органы настаивают на том, что затраты сотрудников на телефонные разговоры следует ограничивать лимитом.
В письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 Минфин России отметил, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах.
А ранее (письмо Минфина России от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217) работники финансового ведомства прямо указывали на необходимость установления приказом руководителя лимита расходов на пользование услуг сотовой связи, и подчеркивали, что расходы организации на оплату услуг сотовой связи принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в пределах лимитов, установленных приказом руководителя организации.
В письме УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@ налоговый орган обращает внимание, что, приняв решение о заключении договора с оператором сотовой связи, руководитель организации должен издать приказ, утверждающий, в частности, предельный размер расходов на каждого работника в месяц в соответствии с занимаемой им должностью (если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам).
Учитывая наличие указанного выше мнения, мы не исключаем, что признание в расходах затрат на оплату сотовой связи руководителя и главного бухгалтера без ограничений может привести к налоговому спору.
В судебной практике есть положительные для налогоплательщика решения.
Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 N А32-246/2008-12/27 судьи пришли к выводу об обоснованности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной телефонной связи, предоставленных директору общества. При этом было учтено, что в служебные обязанности директора входило ведение переговоров с партнерами, для чего и была предоставлена безлимитная сотовая связь. В качестве доказательства оправданности затрат организацией представила распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности телефонного разговора, номера телефона и стоимости услуги, которые суд оценил как необходимые и достаточные доказательства экономической обоснованности и производственной направленности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной связи, предоставленных директору.
На наш взгляд, если организация не готова к судебным разбирательствам, безопаснее все же оставить лимиты по сотовой связи для директора и главного бухгалтера. Установить величину лимита для таких работников, организация может с учетом занимаемой должности, должностных обязанностей, командировок и т.п.
Вместе с тем, по нашему мнению, установление лимита на связь не освобождает организацию от необходимости контролировать производственную направленность разговоров, даже если работник и уложился в лимит. Превышение установленного лимита, а также личные разговоры должны возмещаться работниками за счет собственных средств. В противном случае у работников образуется доход в натуральной форме, подлежащий включению в налоговую базу по НДФЛ (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Считаем, что оплаченные организацией, но используемые работниками организации в личных целях услуги связи не могут быть признаны экономически обоснованными и учтены в целях налогообложения, поэтому необходимо разделение объема и стоимости оказанных услуг на служебные и личные. Такое разделение можно произвести только при наличии детализация счета.
Представителями Минфина России в письмах от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 указано, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- счета оператора связи.
Из приведенных разъяснений финансового ведомства можно понять, что для подтверждения расходов на сотовую связь не нужна детализация звонков, достаточно обычных (общих) счетов сотовой компании. Поэтому формально при наличии указанных документов организация вправе признать в целях налогообложения расходы на оплату услуг сотовой связи без каких-либо ограничений по размеру.
Вместе с тем в более ранних письмах Минфин России указывал на необходимость подтверждать произведенные для обеспечения работников сотовой связью расходы именно детализированными счетами оператора связи (смотрите, например, письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350). Аналогичной точки зрения придерживались представители налоговых органов (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 25.06.2010 N 16-15/066760, от 30.06.2008 N 20-12/061156).
Арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна. Некоторые суды считают, что подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь возможно только при наличии детализированного счета оператора. Они отмечают, что встречаются случаи использования работниками служебной связи не в рабочих целях, поэтому для признания расходов на оплату услуг оператора связи общих счетов на оплату и счетов-фактур недостаточно. Детализация звонков, полученная от оператора связи, в такой ситуации служит экономическим обоснованием расходов в целях налогообложения прибыли (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2011 N 07АП-3261/11, ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 23.04.2007 N Ф08-2044/07-840А, ФАС Дальневосточного округа от 18.04.2007 N Ф03-А59/07-2/380, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).
В других случаях судьи обращают внимание на то, что НК РФ не содержит требования о наличии в целях подтверждения произведенных работниками затрат на телефонную связь документов, содержащих расшифровки услуг связи, поэтому наличие детализированных счетов операторов связи необязательно (смотрите, например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.09.2010 N 09АП-19146/2010, ФАС Московского округа от 29.01.2010 N КА-А40/14759-09-2, от 24.12.2009 N КА-А40/12845-09-П, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8).
Полагаем, что во избежание претензий налоговых органов детализированные счета оператора связи лучше иметь в наличии.

Использование корпоративной сотовой связи в отпуске

Исходя из разъяснений, данных в письме Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418, финансовое ведомство допускает возможность учета в целях налогообложения прибыли затрат на оплату услуг сотовой связи, возникших в связи с ведением телефонных переговоров в производственных целях в период нахождения сотрудника в отпуске, а также в официально установленные выходные и праздничные дни.
Такой же позиции придерживаются и некоторые арбитражные судьи (постановления ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08, от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06, ФАС Северо-Западного округа от 20.07.2007 N А05-692/2007). Производственная направленность таких переговоров подтверждается в общем порядке.
Таким образом, считаем, что организация вправе признать расходы генерального директора (его заместителя) на сотовую связь во время их нахождения в отпуске, если эти расходы подтверждены документально и имеется доказательство их производственной направленности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

23 декабря 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.