Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Основанием для списания бензина и ГСМ, расходуемых в процессе эксплуатации самоходного транспортного средства МТЗ-132Н, может быть разработанный в учреждении первичный документ, заверенный подписями уполномоченных лиц.

Обоснование вывода:
Прежде всего уточним, что механическое транспортное средство марки МТЗ-132Н является мини-трактором, оснащенным бензиновым двигателем мощностью 9,6 кВт (13 л.с.). Разумеется, что использование такой машины невозможно без горюче-смазочных материалов (ГСМ). При этом расходование ГСМ должно быть нормировано, а списание их с бухгалтерского учета производиться по определенным правилам и с соблюдением требований нормативных актов.
Порядок организации бухгалтерского учета в государственных учреждениях регулируется нормами Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) и Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н).
В силу п. 1 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом в соответствии с п.п. 7, 8 Инструкции N 157н первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов (при отсутствии унифицированной формы - обязательно наличие реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции N 157н), при условии отражения в этих документах всех предусмотренных реквизитов, и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.
Отметим, что финансовое ведомство прямо указывает на необходимость обязательного заполнения путевых листов в целях документального подтверждения затрат на горюче-смазочные материалы как в целях бухгалтерского учета (п. 36 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н)), так и в целях налогового учета (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).
В свою очередь, приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета..." (далее - Приказ N 173н), утверждено применение государственными учреждениями унифицированных форм путевых листов для различных видов транспортных средств.
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"). Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ N 152 (далее - Приказ N 152).
Так, одним из обязательных реквизитов путевого листа, подлежащих заполнению, являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Исходя из технических характеристик и назначения мини-трактор - это самоходная машина, больше предназначенная не для передвижения (как транспортные средства), а для выполнения определенных работ. Именно поэтому самоходные машины регистрируются в органах Гостехнадзора. На дороги общего пользования такая техника выезжает редко и большие расстояния не преодолевает, выполняя работы на ограниченной территории.
Очевидно, что в рассматриваемой ситуации заполнить путевой лист мини-трактора в соответствии с установленными требованиями фактически невозможно, так как данное техническое средство, во-первых, не является транспортным средством, в отношении которого применяется Приказ N 152, и, следовательно, не имеет регистрационного знака; во-вторых, мини-трактор не оснащен одометром, позволяющим фиксировать его пробег.
Из разъяснений специалистов Минфина России следует, что организации, не являющиеся транспортными, имеют право разработать свою форму путевого листа. Однако в данном случае учреждение не может воспользоваться этим правом по той же причине - разработанная форма должна содержать вышеуказанные обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (смотрите, например, упоминавшееся выше письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161)*(1).
Вместе с тем, несмотря на то, что законодательно не оговорен порядок учета работы подобных машин, тем не менее, для контроля за эксплуатацией самоходной техники, по нашему мнению, следует оформлять иной документ, в котором бы фиксировалась работа мини-трактора (например, в часах) и управляющего им лица. Ведь бухгалтерский учет - это в том числе оперативный контроль совершаемых хозяйственных операций. Таким образом, работу мини-трактора и списание потребляемых им горюче-смазочных материалов следует организовать должным образом и учитывать согласно данным подтверждающих документов, разработанных учреждением.
Это может быть сделано в рамках организации системы внутреннего контроля в учреждении с возложением определенных обязанностей на должностных лиц и разработкой форм первичных документов, используемых учреждением для этих целей.
Так, например, можно организовать ведение специального журнала (книги) или иного документа, в котором отражалась бы информация о времени работы мини-трактора в течение рабочего дня (смены), заверенная подписями уполномоченных лиц. На основании данных журнала (книги) учета работы мини-трактора с периодичностью, обусловленной занятостью машины в работах (еженедельно, подекадно, ежемесячно), профильная комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов (или комиссия, осуществляющая функции внутреннего контроля) составляет акт, обобщающий информацию о времени работы мини-трактора за прошедший период, и заверяет его подписями всех членов комиссии. Утвержденный руководителем акт будет являться основанием для расчета количества ГСМ, подлежащего списанию в соответствии с нормами, установленными учреждением самостоятельно (на основании контрольного замера) или полученными у производителя. Форму журнала (книги) учета, акта и периодичность его составления следует закрепить в учетной политике.
Если будет принято решение о составлении иного первичного документа, то за основу этого документа может быть взят и путевой лист, а графы, которые невозможно заполнить из-за технических особенностей мини-трактора (в частности показания одометра), следует заменить на графы, которые будут отражать часы работы техники и установленные учреждением нормы. Напоминаем, что разработанную форму первичного документа также следует утвердить в рамках учетной политики учреждения.
Безусловно, разработанный порядок оформления работы мини-трактора повлечет увеличение трудозатрат и документооборота, однако это вполне оправданно, ведь финансовое ведомство указывает, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов на ГСМ (письмо Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23).

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Нормы списания топлива и смазочных материалов, применяемые госучреждениями.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

11 февраля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) В настоящее время на рассмотрении финансового ведомства находится проект приказа, которым планируется заменить ныне действующий Приказ N 173н. Указанным проектом не предусмотрено утверждение унифицированных форм путевых листов.